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FLORES, Daniel. O acesso às informações e aos documentos arquivísticos autênticos e fonte de prova nas administrações públicas. Estilo e Editorial: Revista da Editora UFSM, n. 3, p. 35-40, out. 2016.

O presente artigo discute uma das funções arquivísticas - que, por vezes, é dada pouca atenção -, a saber, difusão e acesso. Muito se pensa em descrição, avaliação, classificação etc, porém, embora todos devam ter sua atenção devidamente igualada,  a questão da difusão e do acesso parece ser pouco explorada nos arquivos. Dito isso, o artigo faz apontamentos a respeito do direito de acesso à informação pública ao passo que, para que isso ocorra, é necessário que as instituições arquivísticas estejam preparadas para disponibilizar o acesso tanto de documentos analógicos quanto digitais.

Assim como requisitos de preservação e autenticidade são necessários para os documentos analógicos, da mesma maneira, os documentos digitais também devem respeitar certos requisitos. Nesse sentido, o autor apresenta três ambientes os quais fazem parte de uma cadeia de custódia digital, que é desde sua gênese até sua guarda permanente e, isso inclui, como apontado anteriormente, sua difusão e acesso. Esses ambientes podem ser apontados como: ambiente de gestão de documentos, ambiente de plataforma de preservação de documentos e, ambiente de plataforma de acesso e difusão.

É mister a preocupação com a autenticidade da informação no ambiente de gestão de documentos. Sendo assim, para os documentos digitais, necessita-se de um sistema que preencha alguns requisitos para tal. No Brasil, o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) elaborou um modelo de requisitos específicos conhecido como e-ARQ Brasil e, nele, encontram-se requisitos para garantir a autenticidade dos documentos de arquivo em suas idades corrente e intermediária. O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ Brasil) está em sua versão 1.1 publicada em 2011 e divide-se em duas partes: a gestão de documentos e as especificações de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD).

A parte que diz respeito à gestão arquivística de documentos traz conceitos relativos à gestão, elaboração de política arquivística, planejamento, implementação e procedimentos a respeito dessa gestão. A segunda parte aponta os aspectos da funcionalidade de um SIGAD, dentre eles a captura, avaliação e destinação, segurança, armazenamento, preservação e interoperabilidade. Além desses aspectos, o e-ARQ Brasil também aborda aspectos de metadados.

O segundo ambiente, o da plataforma de preservação de documentos, refere-se ao arquivo permanente digital da instituição que, agora reconhecido como Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), baseia-se na norma Open Archival Information System (OAIS, ou Sistema Aberto para Arquivamento de Informação, SAAI em português). O OAIS é uma infraestrutura para o entendimento de requisitos de sistemas de preservação em longo prazo.

Por logo ter uma ampla aceitação e ter sido utilizado como modelo por diversos repositórios, em 2002, o OAIS tornou-se um modelo que é parte da iniciativa para a criação de normas que fossem capazes de regular a preservação digital em longo prazo pela International Organization for Standardization (ISO) em uma colaboração coordenada pelo Consultive Commitee for Space Data Systems vinculado à NASA (SAYÃO, 2010, p. 14 apud SOUZA, 2013). Destarte, o uso do RDC-Arq garantirá a guarda permanente segura desses documentos, mantendo sua autenticidade e sua preservação em longo prazo.

Por conseguinte, o terceiro ambiente, o da plataforma de acesso e difusão, garante o acesso às informações e aos documentos através de metadados de descrição e representação da informação, ou seja, os metadados provenientes da norma ISAD(G). Sendo assim, o que é compartilhado é apenas o metadado e não o documento. Isso traduz-se em uma maneira de garantir a segurança e a integridade dos documentos originais, pois, quando necessário, o usuário pode se dirigir à própria instituição arquivística munido das referências para ter acesso aos registros do documento desejado.

Sendo assim, não basta apenas existir esses três ambientes, é necessário que haja interoperabilidade dos documentos entre esses ambientes e, é através do modelo OAIS que isso é garantido. Nele, como visto nas figuras abaixo, existe o produtor (que, no caso, seria o ambiente de gestão de documentos - SIGAD), a administração (que, no caso, seria o repositório arquivístico digital - RDC-Arq) e, por fim, ao lado direito, o consumidor, que é amparado pelo ambiente de acesso e difusão. Nesse sentido, observa-se que além do documento propriamente dito, o que também se circulam dentro do modelo OAIS são os pacotes.

Figura 1 - Modelo do ambiente do OAIS

Fonte: SOUZA, 2013.

Figura 2 - Modelo funcional OAIS

Fonte:  THOMAZ; SOARES, 2004.

Os fluxos informacionais dentro de um repositório confiável aderente ao modelo OAIS (ambiente interno) acontecem por meio de pacotes de informação, que são contêineres que encapsulam logicamente os conteúdos, objeto da preservação e os metadados associados a eles (CCSDS, 2002, p. 2-5 apud SAYÃO, 2010, p. 16). A norma ABNT NBR 15472 define pacote de informação como

um recipiente conceitual de dois tipos de informação chamados de informação de conteúdo e de informação de descrição de preservação (IDP). A informação de conteúdo e a IDP são encapsuladas e identificadas pela informação de empacotamento. O pacote resultante pode ser encontrado em virtude da informação descritiva. (ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS, 2007, p. 11).

        A figura abaixo mostra visualmente como um pacote de informação pode ser estruturado:

Figura 3 - Conceito e relacionamentos do pacote de informação

Fonte: SOUZA, 2013.

Por fim, vale ressaltar que, a Lei de Acesso à Informação (nº 12.527, de 18 de novembro de 2011) representa uma grande aliada para a difusão e acesso dos documentos de arquivo. Isso reflete na maneira de pensar nos arquivos, pois, toda e qualquer informação pública é de acesso público e imediato. Com isso, é necessário que exista uma transparência ativa, já que, de acordo com a Lei de Acesso à Informação, é estabelecido um prazo para que esses documentos possam estar disponíveis a quem os solicita.

Referências

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 15472: Sistemas espaciais de dados e informações – Modelo de referência para um sistema aberto de arquivamento de informação (SAAI). Rio de Janeiro, 2007.

SAYÃO, Luis Fernando. Uma outra face dos metadados: informações para a gestão da preservação digital. Encontros Bibli: R. Eletr. Bibliotecon. Ci. Inf., Florianópolis, v. 15, n. 30, p. 1-31, 2010.

SOUZA, Thales Vicente de. Metadados de preservação em curadoria digital: uma pesquisa exploratória. 2013. 46 p. Trabalho de conclusão de curso (Graduação em Biblioteconomia e Documentação) – Universidade Federal Fluminense, 2013.