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UFFICIO STAMPA: cosa può fare per la tua azienda
Oggi vogliamo raccontarvi qualcosa in più in merito all’ufficio stampa: un servizio che molte persone conoscono poco. Chi non è del settore spesso non sa nemmeno di tratta.
Cosa è un ufficio stampa?
Un ufficio stampa è un organo che si occupa della creazione e distribuzione di notizie per conto di terzi, solitamente aziende private, enti pubblici o organizzazioni.
La maggior parte delle aziende che svolgono questo tipo di mansione sono interamente focalizzate su di essa. Questo permette loro di specializzarsi ed essere in grado di sfruttare ogni canale possibile. Esistono, però, agenzie che offrono un ampio ventaglio di servizi relativi alla comunicazione, tra cui quello di ufficio stampa. La nostra azienda rientra in quest’ultima categoria.
L’ufficio stampa è un servizio piuttosto complesso: non ha un inizio ed una fine ben delimitati, si tratta di un flusso continuo di scrittura e relazioni con l’esterno. Prevede un’attività continuativa che va implementata e migliorata di giorno in giorno, se si vogliono conseguire obiettivi importanti. Che si tratti di raccontare eventi o di redigere comunicati ufficiali, il comune denominatore delle società che ricoprono questo incarico è lo stesso: fare storytelling e aumentare la visibilità del messaggio trasmesso. In generale gli uffici stampa si occupano di redigere e distribuire comunicati stampa, partecipare a convegni e conferenze relativi al tema su cui devono lavorare, fare rassegna stampa e conferenze stampa. Principalmente questa attività si divide in tre step:
Il primo passo è la scrittura: la vera e propria base di ogni buon ufficio stampa. Il copywriter deve essere in grado di confezionare contenuti su misura per ogni occasione in base ai canali su cui tali contenuti verranno poi diffusi. Il taglio di un articolo per blog e social sarà indubbiamente differente da quello richiesto per un comunicato stampa ufficiale di un importante brand. È importante capire cosa vuole il pubblico a cui ci stiamo rivolgendo: emotività oppure statistiche ed informazioni dettagliate? Una volta trovata la giusta impostazione per costruire l’articolo, occorre avere del materiale. Il copywriter potrebbe avere già a disposizione i dati di cui ha bisogno, in molti casi invece si dovrà attivare per trovare delle informazioni tramite delle interviste a persone direttamente coinvolte.
DISTRIBUZIONE DEI CONTENUTI
Una volta che l’articolo è stato ultimato, si tratta di distribuirlo. Dove? Su canali generalisti e/o su canali di settore.
Nel primo caso si tratta di fornire il contenuto a tutti quei mezzi che diffondono informazioni al grande pubblico, senza troppe differenziazioni. I canali di settore, invece, sono quelli rivolti ad un pubblico ben preciso, interessato ad un particolare tema o argomento. In questa fase l’ufficio stampa si deve preoccupare di trovare i contatti giusti per distribuire il materiale in modo mirato. Gli strumenti da sfruttare sono variegati: i canali più classici sono stampa e televisione, ma al giorno d’oggi è importante imparare anche a sfruttare le potenzialità del web. L’addetto stampa deve iniziare un rapporto di collaborazione con giornalisti e persone disposte ad offrire spazi per un determinato contenuto.
Ottenere risposte positive non è sufficiente, deve anche essere in grado di costruire solide relazioni e mantenerle nel corso del tempo: i contatti sono oro per chi lavora in ufficio stampa. Non è tutto, svolgere un mestiere come questo significa restare costantemente aggiornati sulle novità per essere in grado di gestire al meglio la distribuzione di ogni nuovo contenuto.
L’ultima fase di questo processo è la raccolta di dati per capire chi ha effettivamente pubblicato il contenuto iniziale e come lo ha utilizzato. Si tratta di fare il punto della situazione per dare un riscontro al cliente: le notizie vengono quindi raccolte e analizzate.
Raso Design: il tuo partner per ufficio stampa
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