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Zurück zum Papier: De-Digitalisierung im öffentlichen Dienst

Julia Bergmann: Wir sind ja im Grunde schon in einer Post-Googledoc-Zeit.

Kathrin Passig: He, Moment! Das hat mir keiner gesagt!

Julia Bergmann: Also für mich schon. Die Zeiten, wo man uns so ein bisschen hat spielen lassen in den öffentlichen Diensten, sind vorbei. Es gab so dieses ... keiner wusste so richtig, wie's geht, “ach, Sie machen da was, ja, wir haben das noch nicht so richtig unter Kontrolle, aber machen Sie mal” Also da konnte man sich noch relativ frei bewegen, weil es noch keine Verbote gab, keine Regeln ...

Georg Passig: Und jetzt heißt's: Keine Daten der Institution auf Servern außerhalb der Institution. Das ist bei uns auch die Regel. Ich nutz die Dropbox, seit es sie gibt, auf einen Tipp der Studierenden hin. Und natürlich darf man sie offiziell nicht nutzen, also hat die Hochschule nachgezogen und hat jetzt eine “FAU-Box”, die von Nürnberg oder so gemacht wird. Aber für Google Docs gibt's keinen brauchbaren Ersatz. Es gibt Etherpad, aber da müsste sich jemand um einen Server kümmern, das ist wieder mühsam. Also arbeite ich weiter mit Google Docs.

Julia Bergmann: Ich mach tatsächlich keine digitalen Schulungen mehr. Hessen hat mich ja verboten, der Datenschützer von Hessen hat mich verboten. Der hat nicht mal mit mir gesprochen. Ich hab gesagt “Sie haben das falsch verstanden, was wir da tun.” Der hat den Veranstalter zusammengepfiffen, das war eine Fachhochschule. Und ich hab gesagt, ich red gern mit dem, der hat Dinge nicht richtig verstanden. Der Veranstalter sagte auch: Wir haben mit allen unseren Teilnehmern gesprochen, wir haben immer gesagt: “Etwas wie Google Docs, und dann gucken Sie, wie's bei Ihnen ist, ob Sie Windows 365 bei sich haben” und so, die Produkte sind ja unterschiedlich, da sind ja ganz unterschiedliche Teilnehmer. Aber üben konnten wir an dem Tag nur an einem öffentlichen Tool, auf einem Probeaccount. Also standen diese Tools da drin in der Beschreibung. Das hat dieser hessische Datenschützer gelesen, war aber nicht bereit, mit mir zu kommunizieren. Der hat also jegliche Veranstaltung von mir zu diesem Thema bei dem Anbieter verboten. Das heißt, ich mache nur noch Design Thinking, ganz viele Post-its, ganz viel Papier und Flipcharts. Ich brauch nicht mal mehr einen Beamer für diese Schulungen. Ich verlasse das Digitale, weil es keinen Sinn mehr für mich macht, weil ich es nicht mehr machen kann.

Georg Passig: Wegen diesem “öffentlicher Dienst, keine Daten auf externen Servern”, aber der öffentliche Dienst hat keine passenden Server?

Julia Bergmann: So ist es. Ich mach jetzt Kanban, ich mach Design Thinking, ich mach nur noch Dinge, die physisch gehen. Das ist die De-Digitalisierung per se und das Gegenteil von dem, was unsere Regierung behauptet, tun zu wollen.

Georg Passig: Das ist bei uns schon auch so ähnlich. Man sagt, ich will Google Docs, und dann geben sie einem Microsoft Sharepoint. Das funktioniert halt einfach nicht. Dann testen's alle Kollegen, finden es scheiße und sagen “Was willst du denn mit deinem kollaborativen Zeug, ich schick wieder Worddokumente mit Kommentaren rum, das hat gut funktioniert.” Und irgendein armer Mensch sitzt am Ende da und muss die zehn Mails in ein Dokument zusammenführen.

Julia Bergmann: Genau. Das heißt, ich gebe nur noch Schulungen über “Was bedeutet moderne Bibliotheksarbeit”, mit ganz vielen Beispielen, da geht's viel um Räume, da geht's um user-centered design. Übrig bleiben also Themen wie Design Thinking, Kanban und Rechercheschulungen. Rechercheschulungen sind das, was ich seit Anbeginn mache, was nicht totzukriegen ist. Alle anderen Schulungen, die ich gemacht habe, Projektmanagement, Arbeitsorganisation ... ich hab ein Buch dazu geschrieben. Diese ganzen Kurse, die im Grunde mein Kerngeschäft waren über viele Jahre hinweg, finden nicht mehr statt. Weil das Thema tot ist. Da kann ich nicht mehr mit werben, das werd ich auch nicht mehr verkaufen. Ich rede auch nicht mehr über Bibliotheks-Apps – eine Zeitlang habe ich noch über Bibliotheks-Apps und digitale Angebote von Bibliotheken und so geredet. Ich rede über nichts mehr davon. Nur noch entfernt, ich sage “es gibt MOOCs, denkt über MOOCs nach ...” Das sind aber alles so Tipps aus der Ferne. Ich habe ganz viele Hands-on-“fass die Technik mal an, sie beißt dich nicht zurück”-Seminare gemacht – tot. Die finden nicht mehr statt. Nur noch Recherche.

Kathrin Passig: Und das ist wann ungefähr passiert?

Julia Bergmann: Vor zwei Jahren?

Georg Passig: Stimmt, das war bei uns auch der Übergang, wo dann die Richtlinie draußen war, dass man kein Google Docs verwenden darf und keine Dropbox und dass man die hauseigenen Mittel nutzen soll. Aber kräht kein Hahn danach, wenn man das nicht macht.

Julia Bergmann: Naja, aber ich kann das als Beraterin keiner Institution empfehlen.

Georg Passig: Du könntest ein Notebook mitbringen, auf dem ein Etherpad-Server läuft ...

Julia Bergmann: Aber warum sollen wir über Dinge reden, die die nicht benutzen können?

Georg Passig: Um ihnen klarzumachen, was es alles gibt, damit sie ihren Admins auf die Zehen treten können ...

Julia Bergmann: Das hab ich die Jahre davor gemacht. Aber es hat wie gesagt offensichtlich den gegenteiligen Effekt erzeugt. Ich mach's nicht mehr. Das ist für mich eine völlig verbrannte Region. Schulungsgebiete, die nicht mehr existieren.

Georg Passig: Vielleicht ist es nur die Delle im Hype Cycle. Dass es danach vielleicht besser wird und wir vielleicht doch irgendwoher wieder Tools kriegen, die funktionieren.

Julia Bergmann: Ich sehe zumindest nicht, dass diese Delle schnell vorbeigeht.

https://goo.gl/xw7yTc

Faille Sécurité SharePoint Critique (CVE-2025-12345) : Microsoft publie un correctif d’urgence pour une attaque RCE active   Une alerte de sécurité majeure a été émise ce lundi 21 juillet 2025. Microsoft a publié des correctifs de sécurité en urgence pour deux vulnérabilités critiques affectant Microsoft SharePoint Server. La situation est d’une gravité exceptionnelle, car l’une de ces failles,…

SharePoint Document Management empowers organizations to efficiently organize, store, and collaborate on documents within a secure environment. It offers features like version control, metadata tagging, and automated workflows, ensuring seamless collaboration and compliance. Integration with Microsoft 365 tools enhances productivity, allowing teams to co-author documents and manage approvals in real-time. With robust search capabilities and customizable permissions, SharePoint ensures that the right people have access to the right information, fostering a more organized and efficient workplace.

Discover how SharePoint development services enhance business intelligence in the banking sector by streamlining data management, collaboration, and decision-making processes.

In today's digital workplace, effective collaboration and streamlined HR processes are essential for maintaining productivity and a positive employee experience. Microsoft SharePoint and Dynamics 365 for Human Resources provide an integrated approach to address these needs, offering powerful tools to enhance team collaboration, automate HR functions, and empower employees with self-service capabilities. Here’s how these solutions work together to transform HR and teamwork efficiency:

1. Centralised Document Management and Team Collaboration with SharePoint

Microsoft SharePoint serves as a centralised platform where teams can securely store, share, and collaborate on documents in real time. This is especially beneficial for HR departments, as it enables them to:

Organise Key HR Documents: HR can store important files—such as policies, training materials, and onboarding documents—in a secure, searchable location, ensuring that employees have access to up-to-date information at all times.

Enable Cross-Department Collaboration: SharePoint’s collaboration features allow HR teams to work closely with other departments, such as IT and legal, to ensure compliance, update policies, and coordinate onboarding.

Enhance Remote Teamwork: With remote and hybrid work becoming more common, SharePoint offers easy access to resources from anywhere, supporting flexible work arrangements and keeping teams connected.

2. Automating HR Processes with Dynamics 365 for HR

Dynamics 365 for Human Resources is a powerful solution that automates repetitive HR tasks, enabling HR teams to focus on strategic activities that add value. Dynamics 365 for HR helps by:

Automating Employee Lifecycle Management: From onboarding to performance tracking and offboarding, Dynamics 365 helps streamline each stage of the employee journey, reducing administrative burdens and minimising errors.

Providing Self-Service Capabilities: Employees can use self-service tools to access their personal information, submit leave requests, and view benefits, reducing the need for HR intervention and empowering employees to manage their own data.

Tracking Performance and Goals: Dynamics 365 enables managers and HR teams to set goals, track progress, and provide feedback, fostering a culture of continuous development and aligning employee goals with company objectives.

3. Enhancing Employee Onboarding and Training

The onboarding experience can set the tone for an employee's entire tenure with the company. Using SharePoint and Dynamics 365 together provides a seamless onboarding process that includes:

Interactive Onboarding Portals: SharePoint allows HR teams to create customised onboarding portals where new hires can find resources, fill out paperwork, and complete orientation tasks in one place.

Automated Onboarding Workflows: Dynamics 365 enables HR to automate workflows for onboarding, assigning tasks to various departments to ensure a smooth transition. This might include IT setting up equipment, finance managing payroll, and supervisors scheduling orientation sessions.

Training and Development Tracking: HR can use Dynamics 365 to assign training modules and monitor completion, while SharePoint hosts training materials for easy access. This streamlined process improves onboarding consistency and enhances new hires’ engagement from day one.

4. Centralising Communication and Announcements

Keeping employees informed is key to building a cohesive organisational culture. SharePoint can act as a central communication hub for company news, HR announcements, and policy updates. Here’s how it benefits HR and teams:

Company-Wide Announcements: HR can use SharePoint to publish news and updates, ensuring that all employees receive timely information, from policy changes to wellness initiatives.

Departmental Communication: Specific departments can use SharePoint to share updates relevant to their teams, keeping communications organised and accessible based on user permissions.

Employee Feedback Channels: SharePoint’s collaboration tools can include feedback channels, allowing employees to share their thoughts on HR initiatives or participate in surveys, helping HR tailor policies and programs to meet employee needs.

5. Advanced Analytics for Data-Driven HR Decisions

Both SharePoint and Dynamics 365 offer data analytics capabilities that HR can leverage to make more informed decisions:

Employee Engagement Insights: Dynamics 365 can track data on employee satisfaction, engagement levels, and retention, providing HR with insights to improve workplace culture.

Performance Metrics: HR can analyse employee performance data to identify high performers, areas for development, and trends in team productivity.

Optimising HR Processes: By analysing HR process data, HR teams can identify bottlenecks or inefficiencies in workflows, making improvements to streamline operations further.

6. Enhanced Security and Compliance

Managing sensitive employee data requires strict security and compliance protocols. Microsoft SharePoint and Dynamics 365 are built with enterprise-grade security features that protect data integrity and ensure compliance:

Role-Based Access Controls: Both platforms allow HR to set access permissions, ensuring that only authorised personnel can access sensitive data, maintaining confidentiality.

Compliance with Regulations: Dynamics 365 for HR helps maintain compliance with employment laws, GDPR, and other regulations by centralising data, tracking consent, and automating compliance tasks.

Audit Trails and Reporting: Both SharePoint and Dynamics 365 provide audit trails, helping HR departments track data usage and monitor any changes for increased accountability and compliance.

7. Integrating Other Microsoft 365 Tools

The seamless integration of SharePoint and Dynamics 365 with other Microsoft 365 tools (such as Teams, Outlook, and Power BI) further boosts HR efficiency and collaboration:

Microsoft Teams Integration: HR can use Teams to communicate instantly with employees and managers, integrating with SharePoint to share documents and with Dynamics 365 to monitor HR tasks within the same ecosystem.

Power BI for Enhanced Reporting: Dynamics 365 and SharePoint data can be visualised with Power BI, allowing HR leaders to create detailed reports and gain insights to guide HR strategy.

Outlook for Scheduling and Reminders: HR teams can set reminders and manage schedules using Outlook integration, improving coordination and ensuring tasks are completed on time.

Conclusion

Microsoft Sharepoint Features

Microsoft Sharepoint Services Seamlessly collaborate across the organization Microsoft Sharepoint Features Customer Centricity We can help customers create collaboration tools and content management capabilities can create a unified platform for customer interaction, from personalized marketing campaigns to responsive support channels. SharePoint facilitates interactive communities and portals, enabling customers to self-serve, share feedback. Cost Optimization Helps