#kintone

タイでも日本でも進む業務のデジタル化 日本では、2020年に河野太郎氏が「印鑑廃止」や「電子メールやオンライン利用の促進」に積極的に取り組むという意向を表明し、話題になりましたが、タイでも2020年からのコロナの影響で業務効率を改善するためにデジタル化・ペーパーレス化が進んでいます。2021年もすでに3ヵ月過ぎましたが、2020年と比較してもさらに加速しているように感じています。 有給・休暇申請の際に手書きの申請書をサインの為に回したり、タイムカードを月末に集計して給与計算をしているような企業は減少傾向にあり、次第に全てシステムで簡単に管理できるようになるでしょう。 業務のデジタル化のメリット 今まで本を紙で読むという人も多かったと思いますが、タイの場合手に入りにくいのもあり、電子書籍を利用するようになったという人も多いのではないでしょうか？実際に使ってみてどうでしょう？どこでも…

どの業界にもタイではよくあるのですが、スタートアップして間もない企業からある程度の規模（年商で1億THBくらい）の企業では、Excelで何でもやってますよね。そんな中でタイあるあるをいくつか提示し、kintoneを利用してどう解決しているのかを少しだけ紹介します。

※kintoneの事例を紹介しているサイトもありますので、是非参考にして下さい。

【キントーンを知らない方は・・・】 先ず、kintoneって何ってところはあるかと思いますが、メーカーサイトをリンクしておきますので、じっくり見て下さい。 

【お題のスコープ】 今回は購買・外注管理（製造業向け）という「物・サービスを買う」行為について取り上げてみたいと思います。 （下記はmcframeというERPのパッケージ概略図です。）

【色々なERP導入の背景】 SAPやDynamics 365、mcframeなど、ERPパッケージと言われるものは、世の中に沢山あります。なぜ、こういったパッケージが企業で使われるのか、その理由から説明します。 日本国内に限らず、海外へ進出している企業はSMEレイヤーでも盛んになっています。しかし、日系企業では特にコーポレート・ガバナンスの強化に合わせて、海外企業のヒト・モノ・カネの見える化のスピードアップを求められています。理由は簡単で、単純に日本の売上を海外企業が上回っていることが実情です。このことからも、システムに求められる機能や非機能は増えており、一方でシステム機能が複雑化している原因にもなっています。

【kintone導入の課題】 様々な背景がある中で最近タイで話題になるのが、簡単・便利・誰もが開発者というコンセプトで作られたプラットフォームのkintoneです。低コストでハードルも低いです。タイで何故話題になり始めているかなんですが、先ず３年以上継続して働く従業員が少ないです。スグ辞めます。情報共有しないです。怠けます。進捗が見えないなんて当たり前・・・。数えればキリがないですが。。。 そんなこんなで、 何でも作れるのが良いよね！ 何でも共有できて便利！ なのです。 という安直な考えだけで導入をしようとしている方、もう少し導入するのに適しているかしっかり抱える課題の整理（方針決め）をしましょう。

【方針決めの検討事項】 １．その業務には承認を必要とするオペレーションがあるか ２．業務のスコープを絞っているか ３．連携するシステムがある場合、データの一元性を担保できるか ４．ユーザへアプリの利用を促すよう徹底する人材がいるか ５．帳票の種類 ６．連携するシステムが存在する場合、マスタデータの一元性が確保できるか ７．どの部門のどの役職がアクセスできるか

などがあると思います。業種や業界、アプリの内容が違えど、上記７つは必ず開発・運用方針に盛り込むことです。この検討がなされていると、運用開始後のトラブルは格段に減ります。承認プロセスを入れることで、使わないではなく、使わないといけない雰囲気にさせることもできます。

【kintoneはどんな業務に向いているか】 前座が長くはなりましたが、非常に重要ですのでこれらを踏まえて本題へ移りたいと思います。 ガバナンスを効かせたいところには必ずと言っていいほど、承認というワークフローが存在します。購買管理では、取引先として自社に相応しいかの承認や、購入資材として適切かどうかの承認、単価の承認、そして購買総額として役職者が持つ決裁権の条件、更には予算の範囲内であるかなど承認が必要な部分って結構あります。後続処理には在庫として会計上必要となる検収・受入が存在しますし。

基幹システムを既に導入している企業でも購買に繋がる購買依頼業務というのは、kintoneで作成するアプリには非常に適しています。理由は、起票者が稟議書を起票するところから、購買までの間を承認というワークフローを通して精査することが事前にできます。例えば、mcframeというERPパッケージには購買依頼という機能は存在しません。SAPとなると、もう入力項目が多すぎてミス入力が増えたりします。また、起票時に２重発注を防ぐような過去の発注履歴なんかを同一画面へ設置しようものならコストは莫大に膨れ上がります。

こういった「重要な部分」なんだけど、なかなかアドオン開発やカスタマイズを加えようとすると開発費用が大変なことになります。

そこで、kintoneの登場です。 １つのアプリの作成にはそこまで時間は掛からず、承認プロセスを条件により変更するなどの複雑なプロセスも標準機能としてあります。更にユーザが入力しやすいように画面をドラッグドロップで作れるって、すごいですよね。 また、どの部門が月間ベースでどんだけ購買依頼をしたかなんかもグラフで見れちゃえます。kintoneって集計に長けてるんです。基幹なんかでこんなBIツールでグラフを出すまでに何時間って掛る作業もあっという間ですよ。

システムを導入する会社からすると、ちょっとの手間で最大限の作業効率を得られ、使う側もそういった基本機能を使うだけで享受できるんですから、プログラマの存在意義が薄れそう・・・。（実際そうなって欲しいし）

また、kintoneでも当然、標準ではできないことがあります。このときにはカスタマイズを行うのですが、システム制約というkintoneで定めているルールがありますが、実はこれも素晴らしいです。カスタマイズにカスタマイズをするとプログラムは肥大化しますが、５MBも１つの処理で行おうとするのはアカンやつです。ナンセンスです。この制約が業務の細分化を見直さないといけないんじゃないかと気づきを与えてくれます。トラフィックも１日１万と規定されていますが、基幹じゃないんだし、それはそもそも企画がダメでしょってことになります。とはいえユーザ数にも関係してくるので、１００人規模であれば正直、１万でも十分です。

【まとめ】 話をまとめますと、良いツールの効率を最大限引き出すためには、アプリの運用方針をしっかり検討すること。また、kintoneの利用を始めるのに適しているのはERP周りから。本記事では購買依頼ですね。 そして、業務アプリの一端を担うことがkintoneでもできること。

【反省】 今回kintoneネタを書いてみましたが、もっと技術よりで書いたら良いのか、業務よりで書いたら良いのか正直わからなかったです。でも業務をより掘り下げて書くほうがkintoneを導入している皆さんや導入しようとしている皆さんにマッチする話題を提供できるのかなと思っています。

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