Solving Email Issue Security
Issue: email pengiriman dikarantina oleh Microsoft Apa sebab Email Masuk Dikarantina oleh Microsoft? Email bisa masuk ke karantina Microsoft 365 karena beberapa alasan yang berkaitan dengan kebijakan keamanan dan anti-spam Microsoft. Beberapa alasan utama:
1. Deteksi Spam: Email dianggap sebagai spam berdasarkan analisis pola, konten, dan reputasi pengirim. Sistem menggunakan filter spam canggih yang menganalisis berbagai elemen email.
2. Konten Berbahaya: Email mengandung lampiran atau tautan yang dideteksi sebagai berbahaya, seperti malware, virus, atau tautan phishing.
3. Kebijakan Keamanan Organisasi: Organisasi mungkin telah menetapkan kebijakan keamanan yang ketat yang mengkarantina email berdasarkan aturan tertentu, seperti jenis konten, kata kunci tertentu, atau domain pengirim yang tidak dikenal.
4. Reputasi Pengirim: Pengirim dengan reputasi buruk atau yang sering dilaporkan sebagai sumber spam dapat membuat email mereka secara otomatis masuk ke karantina.
5. Konfigurasi DNS dan Autentikasi Email: Ketidaksesuaian dalam pengaturan SPF, DKIM, atau DMARC dapat menyebabkan email masuk ke karantina. Sistem mungkin mendeteksi email sebagai tidak terautentikasi atau tidak valid.
6. Volume Pengiriman yang Tinggi: Pengiriman email dalam volume besar dalam waktu singkat dapat memicu filter spam, terutama jika penerima tidak terbiasa menerima banyak email dari pengirim tersebut.
7. Interaksi Pengguna: Rendahnya tingkat interaksi pengguna, seperti rendahnya tingkat terbuka (open rate) dan klik (click rate), dapat menandakan email tersebut sebagai tidak relevan atau mencurigakan.
8. Keluhan Spam: Jika banyak pengguna melaporkan email sebagai spam, sistem akan menandai email tersebut dan memasukkannya ke karantina di masa mendatang.
Langkah-langkah Mengatasi Masalah
Jika email Anda terus masuk ke karantina, berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda lakukan sebagai pengirim untuk mengatasi masalah ini:
1. Periksa dan Sesuaikan Pengaturan DNS
SPF: Pastikan catatan SPF Anda mencantumkan semua server pengirim yang sah.
DKIM: Tanda tangani email Anda dengan DKIM untuk memastikan integritas dan otentikasi email.
DMARC: Konfigurasikan DMARC untuk memberikan instruksi lebih lanjut kepada penerima tentang cara menangani email yang gagal pemeriksaan SPF atau DKIM.
2. Meningkatkan Reputasi Pengirim
Kirim email hanya ke penerima yang telah memberikan izin eksplisit untuk menerima email Anda.
Gunakan daftar email yang bersih dan diperbarui, dan hapus alamat yang tidak aktif atau tidak valid secara berkala.
Jaga agar rasio keluhan spam tetap rendah dengan memberikan opsi berhenti berlangganan yang jelas dan mudah digunakan.
3. Optimalkan Konten Email
Hindari penggunaan kata-kata yang sering dikaitkan dengan spam.
Gunakan template email yang bersih dan profesional.
Pastikan tautan dalam email mengarah ke domain yang tepercaya dan tidak mengandung tautan mencurigakan.
4. Pantau dan Analisis
Gunakan alat pemantauan reputasi email seperti SenderScore untuk memantau reputasi pengiriman Anda.
Analisis laporan DMARC untuk memahami dan mengatasi masalah pengiriman yang terkait dengan otentikasi.
5. Hubungi Penerima dan Microsoft
Berkomunikasi dengan penerima utama untuk memastikan mereka menandai email Anda sebagai aman.
Jika masalah berlanjut, pertimbangkan untuk menghubungi tim support Microsoft 365 untuk mendapatkan bantuan lebih lanjut.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat meningkatkan peluang email Anda mencapai inbox penerima dan menghindari karantina.
Solusi Teknis
Untuk memastikan bahwa pesan dari pengirim yang tepercaya tidak masuk ke dalam karantina di masa mendatang, Anda bisa mengikuti beberapa langkah berikut ini:
Tambahkan Pengirim ke Daftar Aman (Safe Senders List):
Buka Outlook, klik File, lalu pilih Options.
Pilih Mail lalu klik Junk Email.
Klik tab Safe Senders dan tambahkan alamat email pengirim ([email protected]) ke daftar ini.
Buat Aturan (Rules) di Outlook:
Buka Outlook, klik Home, kemudian pilih Rules dan klik Manage Rules & Alerts.
Klik New Rule dan pilih Apply rule on messages I receive.
Atur kriteria untuk pengirim yang diinginkan dan pilih tindakan yang sesuai, misalnya move it to the Inbox folder.
Whitelist di Admin Center:
Jika Anda adalah administrator, masuk ke Microsoft 365 Admin Center.
Buka Security & Compliance Center, kemudian navigasikan ke Threat management > Policy > Anti-spam.
Di bagian Allowed and Blocked Senders, tambahkan alamat email atau domain pengirim ke daftar Allowed Senders atau Allowed Domains.
Periksa dan Sesuaikan Kebijakan Spam:
Masuk ke Security & Compliance Center.
Pilih Threat management > Policy > Anti-spam.
Sesuaikan kebijakan spam untuk memastikan bahwa pesan dari pengirim yang tepercaya tidak ditandai sebagai spam.
Hubungi Pengirim: Mintalah pengirim untuk memastikan bahwa email mereka dikirim sesuai dengan standar yang ditetapkan, seperti menggunakan server email yang memiliki reputasi baik dan mengikuti praktik terbaik pengiriman email (misalnya, menggunakan SPF, DKIM, dan DMARC).
Monitor dan Review Secara Berkala:
Pantau karantina secara berkala untuk memastikan tidak ada email penting yang tertahan.
Tinjau dan perbarui daftar pengirim aman dan kebijakan spam secara berkala.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat mengurangi kemungkinan pesan penting masuk ke dalam karantina dan memastikan komunikasi yang lancar dari pengirim yang tepercaya.
