#belgetarama

Bir dijital arşiv projesine başlarken akla ilk gelen şey genellikle tarayıcılar, yazılımlar ve dosya formatlarıdır. Proje planı masada kusursuz görünür; ancak uygulama sahasına inildiğinde işler her zaman planlandığı gibi gitmez. Projeyi haftalarca hatta aylarca geciktiren, bütçeyi aştıran ve ekibi yıpratan şeyler çoğu zaman teknik yetersizlikler değil, sahadaki görünmez engellerdir. İşte dijitalleştirme projelerinde en sık karşılaşılan 5 gizli zaman tuzağı ve bunları aşmanın yolları.

1. "Kara Delik" Kutular: İçeriği Belirsiz Arşiv Birimleri

Her arşivde, üzerinde "Muhtelif" veya "Çeşitli" yazan, kimsenin açıp bakmaya cesaret edemediği kutular vardır. Bu kutular proje takviminin en büyük düşmanıdır. İçinden ne çıkacağı belli olmadığı için tarama süresi öngörülemez. Bir kutudan 50 sayfa da çıkabilir, 500 sayfa da.

Sorun: Proje kapsamına dahil edilen bu "sürpriz" kutular, toplam sayfa tahminini ve dolayısıyla hem süreyi hem de maliyeti altüst eder.

Çözüm: Proje başlamadan önce mutlaka bir belge envanteri çıkarılmalı ve içeriği belirsiz kutular ayrı bir kategori olarak işaretlenmelidir. Bu kutular için esnek bir bütçe ve takvim tamponu ayrılması, projeyi sürprizlere karşı korur.

2. Departmanlar Arası "Evrak Sahipliği" Tartışmaları

Ortak kullanılan bir klasör kimin sorumluluğunda? Muhasebe mi, satın alma mı, yoksa ikisi de mi? Dijitalleştirme sırasında bu tür belirsizlikler, belgelerin taranmadan bekletilmesine veya yanlış indekslenmesine yol açar. "Önce onlar karar versin, biz sonra tararız" cümlesi, projenin en sık duyulan ninnisidir.

Çözüm: Proje başlangıcında her belge türü için bir "sahip departman" atayın ve bu kararı üst yönetime onaylatın. Kurumsal bir dijital belge envanteri oluşturarak yetki karmaşasını bitirin.

3. Standart Dışı ve Büyük Boyutlu Belgelerin Aniden Ortaya Çıkması

Proje A4 belgeler için planlanmışken, birden karşınıza A0 proje çizimleri, katlanmış haritalar veya eski tapu senetleri çıkar. Bu belgeler, standart tarayıcıdan geçemez ve özel ekipman gerektirir. Panikle alınan anlık kararlar, hem belgeye hem de bütçeye zarar verir. Profesyonel büyük boy teknik çizim tarama hizmetleri bu noktada devreye girer.

4. Mevsimsel Faktörler: Nem ve Statik Elektrik

Özellikle yaz aylarında yüksek nem, kağıtların birbirine yapışmasına ve besleme hatalarına neden olur. Kışın ise kaloriferli ofislerde oluşan statik elektrik, belgelerin üst üste binmesine yol açar. Bu fiziksel etkenler, tarama hızını belirgin şekilde düşüren gizli sebeplerdir.

Çözüm: Tarama ortamının iklimlendirmesine dikkat edin. Profesyonel firmalar, kontrollü ortamlarda çalışarak bu riski minimize eder.

5. Karar Alma Süreçlerindeki Gecikmeler

"Dosya isimlendirme formatına kim karar verecek?", "İndeks alanları tam olarak ne olacak?", "Bu belge türü taranacak mı, taranmayacak mı?" gibi sorular, hiyerarşik onay süreçlerinde takılıp kalabilir. Her bekleyen karar, tarama hattının durması demektir. Bu nedenle kurumsal dijital arşivleme projelerinde başarısızlık nedenlerini önceden bilmek, karar mekanizmalarını hızlandırır.

Projenizin görünmez engellere takılmaması için profesyonel proje yönetimi desteği alın. → Projeniz İçin Teklif Alın