El lápiz del archivero: Primero de mayo de 2020: preparación de inundaciones parroquiales
El Primero de Mayo de la Sociedad Americana de Archiveros, un momento para que los archiveros hagan algo para proteger sus propiedades en caso de un desastre. Del 5 al 11 de mayo es la Semana de Preparación para Emergencias en Canadá, cuando todos debemos pensar en lo que haríamos en una situación peligrosa. Es bueno planificar diferentes eventos como incendios, cortes de energía y tormentas, pero en este momento hay muchas comunidades en nuestra provincia que se ven afectadas por las inundaciones. Aquí, en la archiveros de oficina Arquidiócesis de Toronto, alentamos a las parroquias a mantener sus propios archivos, por lo que pensamos en escribir algunos consejos para las parroquias sobre cómo prepararse y reaccionar ante las inundaciones para mantener sus registros seguros. Según Conservation Ontario, “las inundaciones son la principal causa de emergencia pública en Ontario”. Muchas partes de la Arquidiócesis se han visto afectadas por las inundaciones en el pasado, por lo que todos pueden beneficiarse de la planificación anticipada.
Aquí hay algunos pasos que puede seguir para asegurarse de que los registros de su parroquia sobrevivan a este tipo de emergencia. Piense primero en la seguridad. Sus registros no valen una lesión. Trabaja con un plan, no en pánico. Conozca su riesgo: puede consultar el sitio web de su autoridad de conservación local para ver si su parroquia se encuentra dentro de una llanura de inundación; pero, incluso si no está en una llanura de inundación, su iglesia no es inmune a las inundaciones. Esté atento a las noticias de advertencias y alertas. Haga un plan: incluya sus archivos en su plan de desastre. Tener un plan anticipado reduce los errores que vienen con el pánico. Asegúrese de que personas clave como el pastor y otros líderes parroquiales estén familiarizados con el plan y sus roles y responsabilidades. Mantenga su edificio: sus registros son más seguros si su espacio está bien cuidado. Limpie las canaletas y bajantes para asegurarse de que el agua se aleje del edificio, y asegúrese de que los desagües de la calle estén libres de hielo o escombros. Inspeccione en busca de fugas o grietas que puedan dejar entrar agua.
Haga una lista: Saber qué registros hay en su parroquia y su ubicación puede ayudarlo a priorizar qué mover si advierte sobre un evento próximo, o puede ayudarlo a priorizar qué recuperar después de un evento. Una lista también le ayuda a realizar un seguimiento de dónde se han movido los registros para que no pierda nada. Almacene los registros correctamente: guarde los registros vitales en un gabinete seguro a prueba de fuego e impermeable. No almacene registros en el sótano o en el piso. Los registros vitales son aquellos que son esenciales para continuar con las operaciones. En una parroquia, estos incluirían registros sacramentales, documentos legales, documentos financieros, registros de propiedad, documentos de seguros, contratos, arrendamientos y cualquier otra cosa que necesite para funcionar. Sus registros electrónicos deben ser respaldados regularmente en un disco externo y almacenados en un lugar seguro. El departamento arquidiocesano de servicios de información gerencial puede brindar asesoramiento. Los registros vitales en papel deben copiarse y guardarse en un lugar seguro.
Los archivos sacramentales ya están microfilmados por los Archivos, pero otros documentos importantes también deben ser respaldados y guardados en un lugar seguro. Los archivos pueden proporcionar consejos. ¡La seguridad es la número uno! No camine hacia áreas inundadas hasta que tenga la autorización del personal de mantenimiento para reducir el riesgo de electrocución. Evaluar la situación. Comuníquese con los miembros del equipo de recuperación ante desastres y asegúrese de que todos sepan cuál es el plan. Si gotea agua del techo, cubra los estantes y los gabinetes con láminas de plástico. Si los registros se mueven a un terreno más alto o fuera del sitio, mantenga notas impecables de su ubicación. Llame a los Archivos para recibir asesoramiento y asistencia. Si sus documentos se mojan, pueden recuperarse, pero es necesario tomar medidas rápidamente para reducir el riesgo de moho, que puede causar daños permanentes. Si hay moho, use siempre equipo de protección como guantes y máscaras. Aleje los artículos afectados por el moho de otros artículos para evitar que se propaguen. Si hay demasiado material para manejar rápidamente, use su lista de registros para priorizar el tratamiento.
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