Microsoft Teams Live Events fĂŒr (Krisen-)VortrĂ€ge
Online Meetings sind aus den heutigen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Microsoft Teams ist die Meeting-Lösung im Microsoft 365 Service. Ein Teams Meeting ermöglicht es allen Teilnehmern, aktiv an der Besprechung teilzunehmen. Es gibt nur wenig Kontrolle fĂŒr den Besprechungsleiter. Die Teilnehmer mĂŒssen die Disziplin aufbringen und sich im Meeting âkorrektâ verhalten. Durch die aktuelle Corona-Krise wird aber deutlich, dass sich viele Teilnehmer schwerer damit tun als gedacht. Besonders fĂŒr Neulinge sind die verschiedenen Optionen in der Software ungewohnt und Grundregeln fĂŒr ein gutes Meeting eventuell unbekannt. Es wĂ€re toll, wenn die Software hier besser unterstĂŒtzt, aber der aktuelle Stand (âMute allâ, ...) wird sich kurzfristig nicht Ă€ndern.
Ich möchte euch heute eine Alternative zum klassischen Meeting zeigen. Es wird nicht fĂŒr jede Situation passen, aber ihr solltet es kennenlernen und selbst entscheiden. Ich wurde von einer Schule angesprochen, welche Optionen es gibt, die SchĂŒler Online zu unterrichten. Die Zielgruppe ist nicht besonders gut ausgebildet, wenn es um eine gute Meeting-Kultur geht :) Die Eltern und die SchĂŒler dĂŒrften oft AnfĂ€nger sein und da passieren automatisch Fehler. In dieser Situation kann es sin machen auf ein Microsoft Teams Live Event auszuweichen.
Microsoft Teams Live Event
Ein Live Event kann ĂŒber den Teams Client geplant und durchgefĂŒhrt werden. Anders als in einem normalen Meeting gibt es eine klare Trennung zwischen Meeting Organisator und Teilnehmern. Der Organisator wird zum Producer des Events (Meetings) und muss den Microsoft Team Client nutzen. Er kann weitere Personen als Producer einladen und das macht auch Sinn, damit man so ein Meeting professionelle ĂŒber die BĂŒhne bekommt. Die Teilnehmer verwenden den Browser (ohne Plugins oder Ă€hnlicher) oder falls vorhanden den Teams Client. Im schulischen Szenario kann man sehr wenig RĂŒckschlĂŒsse ĂŒber die technischen Möglichkeiten der Teilnehmer ziehen. Es ist also gut, dass die Lösung eigentlich mit allen Optionen zurechtkommt.
FĂŒr die Teilnahme am Meeting gibt es zwei Links. Einmal der Link fĂŒr den Producer (so Ă€hnlich wie ein normaler Teams Meeting-Link) und nur ĂŒber den Teams Client kommt man an den Teilnehmerlink. Das Meeting (besser Live Event) muss nach dem Beitritt des Producers nochmal ĂŒber die Software gestartet werden, sonst sehen die Teilnehmer nichts.
Das Meeting wird mit einem Zeitversatz (10-40 Sekunde) an die Teilnehmer gestreamt. Die Teilnehmer können nur ĂŒber die eingebaute Frage und Antwort-Funktion (Q&A) mit den Producern kommunizieren. Die Zuschauer können das Meeting jederzeit pausieren und zurĂŒck spulen. Es stehen mehr als 50 Sprachen fĂŒr optionalen Live-Untertitel zur VerfĂŒgung.
Microsoft Teams Live Events
Der Benutzer benötigt eine Office 365 Lizenz (E1 oder höher, A3 oder höher) und der Administrator kann ĂŒber eine Live Event Policy im Admin-Center festlegen, wer Events erstellen kann. Im Standard sind externe Benutzer nicht erlaubt. FĂŒr das Schul-Szenario ist es also wichtig, dass dieses Setting verĂ€ndert wird.
Teams Admin Center - Meetings - Live event policies - Global (Org-wide default)
âWho can join scheduled live eventsâ = âEveryoneâ statt âEveryone in your organizationâ.
In der Teams App wechselt ihr auf den Kalender und könnt dann oben rechts das DropDown auslösen und âLive eventâ wĂ€hlen:
Ăber Yammer kann man ebenfalls ein Live Event starten. Begebt euch in die entsprechende Gruppe/Community und dann findet ihr rechts im Bereich âGroup Actionsâ die Möglichkeit ein Live Meeting zu planen.
Ăber Microsoft Stream kann man zwar Live Events starten, allerdings muss man hier spezielle Software verwenden und kann nicht Microsoft Teams als Producer wĂ€hlen.
Wir wĂ€hlen den Weg ĂŒber Microsoft Teams und erstellen ein Live Event. Hier findet ihr die Anleitung von Microsoft. Es muss wie bei jedem Meeting ein Titel angegeben werden und die Start- sowie Endzeit. Die optionale Ortsangabe (Location) könnt ihr offenlassen, Microsoft Teams oder Online eintragen. An dieser Stelle ladet ihr auch die weiteren Presenter ein. Diese Personen stammen aus eurer Organisation und unterstĂŒtzen euch spĂ€ter beim Erzeugen der Inhalte im Meeting.Â
Auf der nĂ€chsten Seite werdet ihr nach den Berechtigungen gefragt. Wenn euer Administrator die richtigen Voreinstellungen getroffen hat, dann könnt ihr âPublicâ (Ăffentlich) auswĂ€hlen. FĂŒr das Scenario Schule ist Public zwingend erforderlich. Setzt ihr ein Live Event fĂŒr eure Kollegen auf, dann könnt ihr natĂŒrlich auch Org-wide oder einzelne Personen auswĂ€hlen. In beiden letzten FĂ€llen wird ein Login des Unternehmens benötigt. Wichtig: Hier geht es um Berechtigungen und nicht darum, wer eingeladen wird. Teilnehmen kann an einem Org-wide Meeting nur wer auch den Teilnahme-Link erhalten hat!
Das Live Event ist bereits als Teams Event gekennzeichnet und erlaubt so auch nur die Teams relevanten Einstellungen. Trefft eure Entscheidung, ob die Aufzeichnung fĂŒr alle Teilnehmer verfĂŒgbar gemacht werden soll. Je nach Publikum bietet es sich an, dass âLive-Untertitelâ angeboten werden. Es stehen mehr als 50 Sprachen zur VerfĂŒgung, aber ein Event kann immer nur 6 gleichzeitig anbieten. Ihr mĂŒsst hier entscheiden, welche Sprache gesprochen wird und in welche Sprache ĂŒbersetzt werden kann. Die Konfiguration des Teilnehmer-Berichtes erlaubt es nach dem Meeting zu sehen (CSV), wer teilgenommen hat sowie wann und wie oft beigetreten wurde. Die Option fĂŒr die âFrage&Antwortâ Funktion (Q&A) sollte immer gewĂ€hlt sein, damit Teilnehmer und Producer interagieren können.
Das Erstellen des Live Events ist abgeschlossen und wird angezeigt.
Ăber die Anzeige kann man dann auch den Teilnehmerlink kopieren. Dieser link muss dann an alle externen (oder internen) Teilnehmer weitergeleitet werden. Am besten wĂ€hlt man hier den ĂŒblichen Kommunikationskanal (Teams, Email, WhatsApp, ...) fĂŒr die Teilnehmergruppe.
Der Link zum Teilnehmen sieht ungefÀhr so aus wie jeder andere Meeting Link:
https://teams.microsoft.com/l/meetup-join/19%3ameeting_...
aber fĂŒr die Teilnehmer-Links endet der Link mit
IsBroadcastMeeting=true
Rechtzeitig vor Beginn des eigentlichen Live Events sollten sich alle Producer ins Meeting einwĂ€hlen und die nötigen Vorbereitungen zum Start des Events durchfĂŒhren. FĂŒr den Producer sieht der Beitritt so aus wie bei jeden anderen Meeting (Abweichung ĂŒber dem Titel: âAls Produzent teilnehmenâ). Wollt ihr euer Video ĂŒbermitteln, so mĂŒsst ihr natĂŒrlich die Webcam aktivieren. Hinweis: Leider gibt es kein Background-Blur in Live Meetings. Achtet also auf eure Umgebung!Â
Ăber die Einstellungen (Zahnrad mit dem aktuellen AudiogerĂ€t als Name) könnt ihr das passende AudiogerĂ€t verwenden. Es ist extrem wichtig hier die hochwertigsten Komponenten zu verwenden. Laptop Mikrophone und Lautsprecher erzeugen in der Regel das schlechteste Ergebnis. Ein Kopfhörer mit entsprechendem Mikro macht es fĂŒr alle einfacher und reduzieren NebengerĂ€usche. Der Auditorium-Modus sollte in Zeiten von Social Distancing nicht relevant sein, aber eventuell fĂŒr zukĂŒnftige Ereignisse von Interesse sein, um Publikum nicht durch Teams rausrechnen zu lassen. Hinweis: Wenn ihr unsicher seid, dann testet eure Optionen mit einem Testanruf!Â
Seid ihr dem Live Event beigetreten, dann seht ihr die Producer OberflĂ€che und spĂ€testens jetzt wird klar, dass es kein normales Meeting ist und warum ihr das vorher ĂŒben solltet :) Es gibt zwei Inhaltsanzeigen. Links befindet sich der Inhalt, der noch nicht Live gesendet wird. Hier bereitet ihr die Szene vor, welche dann Live geschaltet wird. Rechts seht ihr, was die Teilnehmer sehen werden und sich gerade âOn-Airâ befindet. Mit dem Beitritt zum Live Event wird das Meeting also noch nicht gestartet! HierfĂŒr muss man erstmal die Inhalte anordnen.
Wenn ihr eure Webcam ĂŒbertragen wollt, dann schaltet auf das entsprechende Layout unten links um.
Jetzt könnt ihr aus dem unteren Bereich eure Webcam nach oben in den kleinen Bereich des linken Fensters ziehen. Genau so geht das auch mit den Inhalten, die ihr teilen wollt. Ihr könnt ein einzelnes Fenster freigeben oder den ganzen Desktop. Ich empfehle immer den Desktop freizugeben, da es kompliziert wird, wenn man auch andere Dinge zeigen möchte. Es kommt schneller als man denkt.
Oben: Fenster freigeben | Unten: Desktop freigeben
Wie in jedem anderen Meeting wird nun das geteilte Element rot umrandet und es gibt im oberen Bereich die Möglichkeit weitere Kontrollen einzustellen oder abzubrechen.
In der Producer-Ansicht habt ihr nun Video und Inhalt ausgerichtet. Wenn die Zeit gekommen ist, dann muss man die Inhalte âLive schaltenâ.
Das Live Event ist aber noch immer nicht fĂŒr die Teilnehmer sichtbar. Erst mit einem weiteren Klick auf âStartâ werden die Inhalte (Audio und Video) an die Teilnehmer ĂŒbermittelt. Auf der linken Seite, kann zum Beispiel ein weiterer Producer das nĂ€chste Layout (Speaker, Speaker-Runde, ...) vorbereitet und gegebenenfalls sofort âLive schalten"
Es ist ein Microsoft Produkt also wird nochmal nachgefragt!Â
In der Producer-Ansicht wird der sichtbare Teil fĂŒr die Teilnehmer rot umrandet.
Stoppt der aktuelle Benutzer seine Freigabe, dann wird sein Video in Vollbilddarstellung gebracht.
In der rechten Leiste der Produceransicht gibt es verschiedene Reiter mit Informationen zum Meeting.
Teilnehmer können hier Fragen stellen und Producer können diese privat beantworten. ist eine Frage/Antwort fĂŒr alle Teilnehmer interessant, dann kann der Producer die Frage (samt Antwort) veröffentlichen und so allen zugĂ€nglich machen.
Die Notizen werden wie aus Meetings bekannt, ĂŒber die Wiki-Funktion abgewickelt.
Es gibt eine rudimentĂ€re Struktur und Formatierung der Inhalte fĂŒr die Teilnehmer. Die Notizen können nur vom Producer erstellt werde und sind sofort fĂŒr die Teilnehmer sichtbar.
Besprechungschat (nur Producer)
Der Chat ist nur fĂŒr Producer und kann nicht von Teilnehmern eingesehen werden. Teilnehmer können nur ĂŒber die Frage&Antwort Funktion interagieren. Eine Interaktion unter Teilnehmern ist ausgeschlossen.
Hier werden alle Producer aufgelistet. Teilnehmer sind hier nicht sichtbar.
Hier kann das Audio und Webcam Setup (Producer) verÀndert werden. Es können auch nachtrÀglich die Live-Untertitel abgeschaltet werden.
Wie in jedem Meeting werden auch hier die Einwahlinformationen fĂŒr das Meeting angezeigt. Hinweis: Diese Einladung ist nur fĂŒr Producer und nicht fĂŒr Teilnehmer geeignet!Â
Die Teilnahme an einem Live Event kann mit einem Browser oder Microsoft Teams Client durchgefĂŒhrt werden. Hier findet ihr die Systemanforderungen. Mit dem Teilnehmerlink kommt man auf eine Website, welcher dem normalen Meeting Beitritt sehr Ă€hnelt. Ăber âWatch on the web insteadâ kann man ĂŒber alle modernen Browser teilnehmen, ohne extra Software zu installieren.Â
Wenn man ĂŒber ein Teams Account (Azure AD) verfĂŒgt, dann kann dieser genutzt werden oder ihr tretet anonym bei.
Nach dem Beitritt seht ihr den aktuell geteilten Inhalt. Die Ansicht Ă€hnelt einem normalen Meeting. Der Teilnehmer kann aber jederzeit Pause machen oder sogar zurĂŒckspulen.
Ăber die Einstellungen im Wiedergabefenster können die optionalen Untertitel eingeschaltet werden.
Die Auswahl entspricht den Einstellungen, welche zum Setup des Live Events gemacht wurden.
Hier sehen wir den englischen Untertitel.
Hier haben wir die Teilnehmersicht der Q&A Funktion. Der Teilnehmer kann seine Fragen stellen und bekommt gegebenenfalls Antworten vom Producer Team. Der Teilnehmer kann sich fĂŒr die Frage einen Namen geben oder aber anonym schreiben.
Die Fragen können weiter âverfeinertâ werden.
Hier sehen wir die Producer Ansicht fĂŒr die gestellt Frage. Die Frage kann ignoriert oder veröffentlicht werden (sichtbar fĂŒr alle Teilnehmer).
Wird die Frage (inclusive Antwort) veröffentlicht, dann wird sie im Bereich âFeaturedâ angezeigt. Hier gibt es die Möglichkeit fĂŒr die Teilnehmer eine Frage zu âlikenâ und damit Feedback in die Runde zu geben.
Ist das Live Event beendet, dann wird es entsprechend im Stream angezeigt.
Live Events sind eine sehr spezielle Form von Meetings in Microsoft 365. Der Einsatz macht nur in wenigen Szenarien Sinn, aber es ist wichtig, diese Option zu kennen. Besonders mit vielen âMeetingâ AnfĂ€ngern kann es die Situation vereinfachen, wenn eventuell zwei Meetings aufgesetzt werden. Ein Live Meeting fĂŒr den Transport der Inhalte mit absoluter Kontrolle ĂŒber die PrĂ€sentation ohne störende Zwischenrufe und ein anschlieĂendes Ad-Hoc Q&A Meeting im normalen Teams Meeting Modus, damit jeder sprechen kann und sich auch per Video prĂ€sentiert.