Das Google-Drive-Buch

Google Tabellen spricht Deutsch: Ab sofort können Benutzer der Google-Drive-Tabellenkalkulation Formeln in ihrer jeweiligen Landessprache anzeigen lassen und eingeben. Das freut besonders Umsteiger von Microsoft Excel, die nun nicht mehr umlernen müssen.

Die deutsche Sprachunterstützung für die Anzeige und Eingabe von Formeln zur Erstellung von Funktionen stellen Sie in den Voreinstellungen von Google Tabellen ein. Das entsprechende Dialogfenster rufen Sie in einer geöffneten Tabelle im Datei-Menü mit dem Aufruf Tabelleneinstellungen auf.

Achten Sie im Dialogfenster darauf, dass die Anzeigesprache in den Allgemeinen Einstellungen auf Deutsch eingestellt ist und die Option Immer die englischen Bezeichnungen für Funktionen verwenden nicht angewählt ist. Wünschen Sie hingegen die Originalbezeichnungen, haken Sie diese Option ab. Die Anzeigesprache müssen Sie in diesem Fall nicht ändern.

Klicken Sie nun eine Formel in dem geöffneten Tabellendokument an, erscheinen die verwendeten Funktionen in deutscher Sprache.

Geben Sie eine Funktion neu ein, hält Google Tabellen eine passende Auswahl in deutscher Sprache inklusiver ihrer jeweiligen Beschreibung bereit.

Verbesserte Dateisuche in Google Drive

Google hat die Suchfunktion seines Onlinespeicherdienstes Google Drive überarbeitet. So ist es ab sofort noch einfacher, die Suche gezielt nach Dateitypen einzugrenzen.

Klicken Sie in der Web-App mit der Maus in das Suchfeld von Google Drive, öffnet sich ein anhängendes Auswahlmenü, das die gezielte Suche nach …

PDF-Dateien,

Textdokumenten,

Tabellen,

Fotos beziehungsweise Bildern,

Präsentationen oder

Videos …

gestattet.

Wählen Sie einen Dateityp aus, listet Google Drive chronologisch die Daten auf, die zu Ihrer Auswahl passen. Im Suchfeld erscheint das entsprechende Filter.

Tippen Sie hinter das in der Suchfunktion angezeigte Filter einen weiteren Begriff ein, zeigt Google Drive die Daten an, die sowohl zum Dateityp als auch zu Ihrem Begriff passen.

Doch damit nicht genug: Klicken Sie im Auswahlmenü der Suchfunktion (siehe Schritt 1) auf den Eintrag Mehr Suchoptionen oder den kleinen Abwärtspfeil neben dem Lupenpiktogramm, öffnet Google Drive ein stark erweitertes Dialogfenster, mit dessen Hilfe Sie Ihre Auswahl nochmals einschränken können. So dürfen Sie das Suchergebnis etwa nach dem Änderungsdatum, den Eigentümerrechten und dem Speicherort eingrenzen.

Google Formulare im neuen Design

Google wendet sein Flat-Design nach und nach auf immer mehr Webapplikationen an: So steht Google Formulare nun auch deutschen Anwendern in einer runderneuerten Version zum Ausprobieren bereit. Der Umstieg lädt zu einigem Umdenken ein.

Wer Google Formulare (siehe Kapitel 5 ab Seite 161 des „Google-Drive-Buchs“), das praktische Werkzeug für Online-Umfragen der Google-Docs-Office-Suite, bereits seit einiger Zeit nutzt, muss sich zunächst neu orientieren. Doch keine Angst: Der Umstieg ist schnell erlernt.

Rufen Sie zunächst ein vorhandenes Formular aus Ihrem Google Drive beziehungsweise der Google-Formulare-Web-App auf oder legen Sie ein neues Formular an. Der Formular-Editor empfängt sie mit der unübersehbaren Einladung, die neue Version von Google Formulare auszuprobieren. Wagen Sie den Sprung ruhig einmal: Sie können jederzeit zur gewohnten, alten Version zurückkehren.

Nach der Annahme der Einladung erscheint Google Formulare im neuen Glanz von Googles hauseigenem Flat-Design, das Sie vielleicht schon von diversen Mobilapplikationen des Suchmaschinenriesen beziehungsweise seinem Smartphone-Betriebssystem Android kennen.

Ein zentrales Element des „neuen“ Google Formulare ist die Werkzeugleiste rechts vom eigentlichen Formulareditor. Hier fügen Sie neue Fragen, Titel und Beschreibungen sowie Bilder, Videos und Abschnitte ein. Die Werkzeugliste wandert automatisch zu dem Layoutelement Ihres Formulars mit, das Sie aktuell bearbeiten.

Nach wie vor bearbeiten Sie ein Element, indem Sie es anklicken. Die genutzten Fragetypen legen Sie nun in einem praktischen Aufklappmenü fest. Dieses bietet Ihnen zum Beispiel die Möglichkeit des Bereitstellens von Kurzantworten- (vormals Text) und Absatzvorlagen (vormals Textabsatz) für die Eingaben der Umfrageteilnehmer. Der Funktionsumfang entspricht auch hier der Vorgängerversion.

Ein weiteres wichtiges Element des neuen Google Formulare ist die Optionsleiste am oberen, rechten Fensterrand. Hier legen Sie die Farben Ihres Formulars fest, rufen dessen Online-Vorschau und den Einstellungsdialog auf und veröffentlichen es mit der Schaltfläche Senden. Das Zusatzmenü ganz rechts enthält zum Beispiel Funktionen zum Einladen von Mitarbeitern sowie Kopieren und Drucken des Formulars.

Die Auswahl unterschiedlicher Gestaltungen für Ihr Formular hat sich etwas ungeschickt in den schon erwähnten Farbvorlagen versteckt. Klicken Sie das entsprechende Piktogramm rechts unten im Auswahlmenü an …

… öffnet sich das gewohnte Dialogfenster zum Stöbern innerhalb von Googles fertigen Designs beziehungsweise zum Hochladen eigener Bilder.

Weitaus unkomplizierter ist das Abrufen von Umfrageauswertungen geworden. Wechseln Sie einfach mit dem Reiter über dem Formulareditor zu den Antworten.

Google Formulare belohnt sie daraufhin mit einer grafischen Auswertung der bisherigen Teilnehmerantworten.

Gefällt Ihnen die neue Version von Google Formulare nicht, können Sie mit dem kleinen Piktogramm am linken unteren Fensterrand zur alten Version zurückkehren.

E-Book-Inhalte in Google Drive speichern

Google lässt seine Apps weiter miteinander spielen: Die aktuelle Version von Google Play Bücher gestattet das automatische Speichern von Lesezeichen, Markierungen und Notizen in einem Google-Docs-Dokument innerhalb von Google Drive.

Haben Sie schon immer davon geträumt, ausgewählte Teile eines E-Books in einem Artikel oder einer Semesterarbeit zu übertragen? Möchten Sie Lesezeichen oder Rezepte mit Freunden teilen? Mit der Kombination aus Google Play Bücher und Google Drive bedarf es dazu nur weniger Schritte.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie die aktuelle Version von Google Play Bücher auf Ihrem Smartphone oder Tablet verwenden. Nun öffnen Sie die Voreinstellungen der App, um hier den Eintrag Notizen, Markierungen und Lesezeichen in Google Drive speichern auszuwählen.

Im nachfolgenden Dialogfenster setzen Sie einen Haken beim Eintrag Notizen, Markierungen + Lesezeichen speichern. Dem Ordner, in dem Google Drive die entsprechenden Dokumente verwalten soll, können Sie in der Eingabezeile darüber einen beliebigen Namen geben. Bestätigen Sie Ihren Eingaben mit der Schaltfläche OK. Google Play Bücher ist nun für die Zusammenarbeit mit Google Drive bereit.

In einem in Google Play Bücher geöffneten Buch setzen Sie eine Markierung, indem Sie den Finger eine Sekunde auf einem Wort ruhen lassen. Mit den nun dargestellten Markierungswerkzeugen wählen Sie den Textbereich aus, den Sie hervorheben möchten. Wollen Sie zusätzlich eine Notiz hinzufügen, wählen Sie in der über dem Text erscheinenden Werkzeugleiste ganz links das entsprechende Piktogramm (das Dokumenten-Icon mit dem kleinen Plussysmbol) aus.

Geben Sie Ihre Notiz in dem sich öffnenden Fenster ein. Vergessen Sie nach der Eingabe das Speichern der Notiz nicht!

Öffnen Sie nun Google Drive in Ihrem Webbrowser beziehungsweise die Google-Docs-App auf Ihrem Smartphone oder Tablet. In dem vorher festgelegten Verzeichnis findet sich ein Dokument, das den Namen des E-Books trägt, in dem Sie eben die Markierungen vorgenommen haben.

Öffnen Sie es, sind in dem Dokument alle Markierungen, Notizen und Lesezeichen abgebildet, die Sie gesetzt haben. Sogar das Cover des zugrunde liegenden E-Books übernimmt Google Drive. 

Das Dokument wird automatisch ergänzt beziehungsweise überschrieben, sobald Sie weitere Markierungen vornehmen. Möchten Sie es bearbeiten, sollten Sie vorher eine Kopie anlegen. Sie dürfen das Dokument wie gewohnt mit Freunden und Kollegen teilen.

WhatsApp-Nachrichten und -Anhänge in Google Drive sichern

Mit den kommenden Update-Runden des Chatdienstes WhatsApp wird es Nutzern der Android-Version möglich sein, den Online-Speicher Google Drive als Sicherungsspeicher für Text- und Sprachnachrichten, Fotos und Videos zu nutzen.

Wie Google heute auf seinem Google-Drive-Blog bekanntgab, plant das Unternehmen die schrittweise Einführung der Funktion „im Laufe der kommenden Monate“. In der deutschen Version scheint die Google-Drive-Unterstützung indes noch nicht angekommen zu sein – sobald es so weit ist, finden Sie hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung.

Als kleinen Vorgeschmack haben sowohl Google als auch WhatsApp ihre Online-Dokumentationen um entsprechende Einträge ergänzt:

Google Drive: „WhatsApp-Nachrichten sichern“

Schnelle Datenanalyse mit Google Tabellen

Google hat seine Tabellenkalkulation Google Tabellen um eine Funktion zur schnellen Darstellung und Analyse von Daten erweitert. Auch das Einfügen von Diagrammen wurde damit nochmals vereinfacht.

Die schnelle Analyse von Daten hilft, eine Übersicht über die eingegebenen Daten zu erlangen und Tendenzen innerhalb des Zahlenmaterials zu erkennen. Auch für die unkomplizierte Auswertung von Umfragen müssen Sie nun nicht mehr zu Google Formulare wechseln.

Daten erkunden Die Schnellanalyse aufzurufen, ist eine Sache von zwei Mausklicks. Wählen Sie in einer geöffneten Tabellen die Daten aus, die Sie grafisch auswerten möchten – also zum Beispiel eine Spalte oder Zeile, die die für Sie interessanten Werte enthält. Natürlich gestattet Google Tabellen auch die Auswahl aller Inhalte, sodass alle enthaltenen Daten dargestellt werden.

Nun klicken Sie auf die Erkunden-Schaltfläche, die sich am rechten unteren Rand des aktuellen Arbeitsblatts befindet. Ist das Symbol grau, stehen laut Google keine passenden Analysen bereit – der Erfahrung nach lohnt es sich aber dennoch, den Button zumindest auszuprobieren, denn oftmals kommen trotzdem brauchbare Ansichten zustande.

Die Web-App öffnet nun die rechte Seitenleiste, um hier für eine grafische Darstellung der von Ihnen ausgewählten Daten zu sorgen.

Diagramme übernehmen Um ein Diagramm aus der Seitenleiste in Ihrer Tabelle zu platzieren, gibt es zwei Wege:

Klicken Sie das gewünschte Diagramm an, um es bei gehaltener Maustaste in die Tabelle zu ziehen. Google Tabellen platziert die Auswertung nun über der Tabelle, wo Sie sie frei verschieben können.

Alternativ können Sie auch die Schaltfläche Diagramm einfügen nutzen, die erscheint, sobald Sie die Maus über das Diagramm bewegen.

Daten erkunden unter Android Auch auf Android-Geräten steht die Möglichkeit der schnellen Datenanalyse bereit.

Laden Sie dazu Ihre Tabelle, um nach der Auswahl der gewünschten Daten den Eintrag Erkunden aus dem Mehr-Menü anzutippen.

Google Docs mit Spracheingabe

Google Docs zum Diktat, bitteschön! Die Textverarbeitung Google Docs beherrscht ab sofort auch in ihrer Webversion die Spracheingabe. Allerdings gibt es noch vieles zu verbessern …

Bereits seit über einem Jahr munkelt das Netz über eine Spracheingabefunktion für Googles Online-Textverarbeitung Google Docs, die zur Office-Suite von Google Drive gehört. Nun hat das Unternehmen sie endlich auch für die Öffentlichkeit freigegeben. Auch Nutzer der deutschen Webversion können ihre Texte ab sofort diktieren und ihrer Tastatur somit eine Pause gönnen. Einzige Voraussetzung: Sie müssen Googles hauseigenen Webbrowser Chrome nutzen – Benutzer zum Beispiel von Firefox, Explorer, Safari oder Opera bleiben außen vor.

Spacheingabe aktivieren Unter Android versucht der Suchmaschinenriese derzeit, den Befehl „Okay, Google!“ zum Aufruf der Sprachfunktion zu etablieren. Google Docs verschmäht diesen derzeit noch, weshalb Sie die Eingabefunktion manuell starten müssen.

Die Aktivierung der Spracheingabe findet sich im Tools-Menü von Google Docs.

Klicken Sie den entsprechenden Eintrag an, fragt Chrome einmalig den Zugriff auf das in den Systemeinstellungen festgelegte Mikrofon an, um daraufhin ein kleines Fenster mit einem enthaltenen Mikrofon-Icon zu öffnen. Sie können das Fenster frei innerhalb von Google Docs verschieben.

Klicken Sie nun auf das Mikrofon-Piktogramm, um die Sprachaufnahme zu starten. Das Mikrofon nimmt daraufhin eine rote Farbe an: Google Docs wartet auf Ihre Eingaben.

Die Umsetzung Ihrer Spracheingabe funktioniert nahezu in Echtzeit. Zusätzlich zu ihrem Text erkennt Google Docs die folgenden Kommandos für Satzzeichen und Formatierung:

Punkt

Komma

Fragezeichen

Ausrufezeichen

Neue Zeile

Absatz

Um die Spracheingabe zu beenden, genügt ein nochmaliger Mausklick auf das Aufnahmesymbol.

Schwachstellen Für einfache Notizen und kleinere Texte könnte der vorgestellte Funktionsumfang bereits reichen. Längere Texte geben Sie jedoch weiterhin besser per Hand ein – zu hoch ist die Fehlerquote und der Mangel an Sonderzeichen derzeit noch. So geht die Groß- und Kleinschreibung – außer bei Eigennamen – zumeist in die Hose, und zum Beispiel auch mit Doppelpunkten, Plus- und Minuszeichen kann sich Google Docs noch nicht recht anfreunden. Da ist die Nacharbeit in vielen Fällen langwieriger als das Eintippen mit der Tastatur.

Linux: Gnome 3.18 mit Google-Drive-Unterstützung

Die Linux-Desktop-Umgebung Gnome soll in ihrer kommenden Version 3.18 wahrscheinlich eine Unterstützung für Google Drive als Online-Speicherlösung beinhalten. Diese will – zumindest vorerst – keinen offiziellen Google-Drive-Client ersetzen, soll den Dienst jedoch zumindest für Gnome-Nutzer ohne weitere Zusatzprogramme nutzbar machen.

Linux und Google Drive – das ist eine schon fast unendliche Geschichte. Seit Jahren gibt Google selbst auf seiner Webseite an, dass ein offizieller Client für das freie Betriebssystem in Arbeit sei. Und noch im Mai Januar tauchten tatsächlich Screenshots einer Implementation unter Ubuntu auf.

Seitdem ist es wieder still geworden um einen möglichen Linux-Client – was Fremdentwicklern nicht ganz ungelegen kommen dürfte: Besonders Insync konnte sich als zuverlässiger Google-Drive-Client bei Linux-Nutzern einen guten Namen machen, der in puncto Leistungsumfang das Original sogar noch übertrifft. Der Haken: Insync ist eine geschlossene Lösung – und mit einem Preis von 20 US-Dollar nicht unbedingt günstig.

Hoffnung verspricht nun die Desktop-Umgebung Gnome: Wie der britische Online-Dienst „OMG! Ubuntu!“ berichtet, wird der von Gnome genutzte Dateimanager Nautilus Google Drive als Online-Speicher integrieren. Google Drive wird sich dabei als externer Datenspeicher in die Seitenleiste von Nautilus eintragen. Haben Sie Ihr Google-Konto in den Voreinstellungen von Gnome eingetragen, erscheint der damit verzahnte Google-Drive-Speicher automatisch.

Sie können daraufhin Ihren Google-Drive-Ordner wie jedes andere Verzeichnis nutzen und …

… Dateien per Drag & Drop in Ihr Google Drive laden oder aus dem Ordner in ein anderes Verzeichnis verschieben,

… enthaltene Dateien mit nativen Linux-Programmen öffnen (also etwa PDF-Darstellungsprogrammen, LibreOffice, Gimp etc.),

… Dateien im Format der Online-Office-Suite Google Docs automatisch im Webbrowser öffnen.

Der Wehrmutstropfen: Gnome wird – zumindest vorerst – keine Offline-Unterstützung für Google Drive bieten. Die Synchronisation für den Zugriff ohne aktive Internetverbindung wird also nicht möglich sein. Wer diese Funktion benötigt, muss somit weiter auf Lösungen eines Drittherstellers zurückgreifen. Nutzen Sie jedoch primär einen Desktop-Rechner, der fast immer mit dem Internet verbunden ist, könnte die Einschränkung der Gnome-Lösung für Sie verschmerzbar sein.

So geht’s: Freigegebene Dateien austauschen

Das vergisst man nur allzu schnell: Ersetzen Sie etwa ein geteiltes Foto oder Dokument in Ihrem Google Drive, indem Sie eine neue Version hochladen und die alte kurzerhand in den Papierkorb verschieben, sehen Ihre Freunde und Kollegen nicht automatisch die neue Datei – der Freigabeverweis gilt nach wie vor für die ursprüngliche. Google Drive beherbergt jedoch eine Funktion, die den Freigabeverweis auch dann erhält, wenn Sie die dazugehörige Datei austauschen.

Möchten Sie eine Datei ersetzen, ohne einen neuen Freigabeverweis zu vergeben, sind nur wenige Schritte notwendig. Öffnen Sie zunächst Ihre Google-Drive-Ablage im Webbrowser und navigieren Sie zu der Datei, die Sie auswechseln möchten.

Klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an (Mac: [ctrl]+Klick), öffnet sich ihr Kontextmenü. Wählen Sie hier den Eintrag Versionen verwalten.

Google Drive öffnet nun ein Dialogfenster, in dem Sie nicht nur vorhandene Versionen löschen und herunterladen dürfen, sondern diese auch durch neue austauschen können. Nutzen Sie dazu die Schaltfläche Neue Version hochladen und wählen Sie daraufhin die Datei aus, mit der sie die bisherige ersetzen möchten.

Google Drive als Onlinespeicher für Microsoft Office

Benutzer der Microsoft-Office-Suite können ihre Dokumente unter Windows ab sofort direkt in Google Drive ablegen. Der Umweg über das eventuelle Zwischenspeichern auf dem Desktop entfällt somit. Dadurch wird Google Drive zum stets verfügbaren Onlinespeicher für Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien.

Möglich wird dies durch das brandneue „Google Drive-Plug-in für Microsoft Office“, das Google zum kostenlosen Herunterladen anbietet. Es integriert Google Drive als Speicheroption in die einzelnen Programme der Microsoft-Office-Suite. Anwender können also ihre Textdokumente, Tabellen und Präsentationen aus Googles Onlinespeicher heraus öffnen und nach der Bearbeitung wieder hier speichern. Dadurch wird nicht zuletzt auch das Teilen beziehungsweise Bearbeiten von Dokumenten im Team nochmals vereinfacht.

Weitergabe freigegebener Dateien verhindern

Google Drive ermöglicht ab sofort das Deaktivieren der Optionen zum Herunterladen, Kopieren und Ausdrucken freigegebener Dateien. Damit können Sie etwa die Weitergabe geteilter Dokumente gezielt einschränken.

Die neuen Weitergabeeinstellungen lassen Restriktionen für Kommentatoren und reine Betrachter zu. Sie bestimmen Sie innerhalb der erweiterten Freigabeeinstellungen. Rufen Sie also zunächst den Freigabedialog der Datei auf, die Sie mit Freunden, Kollegen oder Mitarbeitern teilen möchten. Klicken Sie hier auf den Eintrag Erweitert in der rechten Fensterecke.

Die erweiterten Freigabeeinstellungen listen die zugriffsberechtigten Mitarbeiter auf und erlauben im unteren Drittel den Zugriff auf die Eigentümereinstellungen. Möchten Sie die Weitergabe im digitalen oder im Papierformat einschränken, setzen Sie einen Haken bei dem Eintrag Optionen zum Herunterladen, Drucken und Kopieren für Kommentatoren und Betrachter deaktivieren. Diese Möglichkeit steht selbstverständlich nur Eigentümern der Datei beziehungsweise des Dokuments bereit.

Google-Notiz in Google-Dokument wandeln

Google Notizen ist Googles praktisches kleines Notizbuch zum Festhalten von Ideen, Listen und Notizen aller Art, das im Web, aber auch als Android-App und Offline-Anwendung für den hauseigenen Webbrowser Chrome sowie das Betriebssystem Chrome OS bereitsteht. Wird eine Notiz zu lang für das minimalistische Werkzeug, können Sie sie automatisch in ein Dokument für die in Google Drive integrierte Textverarbeitung Google Docs umwandeln – und das in wenigen Schritten:

Rufen Sie zunächst Google Notizen auf und scrollen Sie die Notiz, die Sie übertragen möchten, bis zu ihrer Werkzeugleiste hinunter. Ganz rechts in der Leiste findet sich ein Funktionsmenü (Mehr). Klappen Sie es mit einem Mausklick auf.

In der Funktionsliste findet sich der Eintrag In Google-Dokument kopieren, mit dem Sie die Umwandlung starten. Ein kleines Informationsfenster informiert Sie daraufhin über den Fortschritt.

Ist der Prozess nach wenigen Sekunden abgeschlossen, können Sie das fertige Dokument direkt aus dem Informationsfenster heraus öffnen.

Außerdem taucht das Google-Dokument natürlich auch in der Ablage Ihres Google Drive auf, von wo aus Sie es wie von jedem anderen Dokument gewohnt öffnen können.

Sie dürfen die Notiz nun mit allen von Google Docs bekannten Werkzeugen bearbeiten. Eventuell hinzugefügte Bilder übernimmt die Textverarbeitung dabei vollautomatisch.

Zahlreiche Neuerungen in Google Tabellen

Google schraubt weiter eifrig an seiner fest mit dem Onlinespeicher Google Drive verzahnten Office-Suite Google Docs. Diesmal erfuhr die Tabellenkalkulation und Excel-Alternative Google Tabellen eine Überarbeitung. Hinzugekommen sind zahlreiche neue und clevere Funktionen zur Darstellung und Filterung von Daten.

Diagramme Bei der Darstellung des eingegebenen Zahlenmaterials können Sie nun die dazugehörigen Werte direkt in den Diagrammsäulen und -balken beziehungsweise an den Linienppunkten anzeigen lassen. Dadurch sind die Werte noch leichter zuzuordnen.

Wählen Sie dazu ein Linien-, Säulen-, Balken- oder Streudiagramm an, um seinen Diagrammeditor aufzurufen. Scrollen Sie hier im Karteireiter Anpassen bis zum Ende, um im Auswahlmenü Datenlabels den Eintrag Wert auszuwählen.

Google Tabellen verteilt nun die dem Diagramm zugrunde liegenden Zahlen an die entsprechenden Säulen, Balken und Linienpunkte.

Arbeiten Sie mit Linien- oder Streudiagrammen, erlaubt Google Tabellen ab sofort auch die Gestaltung der Punktformen, an denen Werte angezeigt werden. Auch diese Einstellung findet sich im Diagrammeditor im Karteireiter Anpassen.

Bestimmen Sie hier zunächst die Linien, auf die die Veränderungen zutreffen sollen, und wählen Sie die Punktform im gleichnamigen Auswahlmenü.

Google Tabellen gestaltet die Linie(n) nun nach Ihrer Auswahl.

Datenanalyse Google hat seine Tabellenkalkulation außerdem um einige Funktionen zur Analyse von Daten erweitert. Besonders stechen dabei die erweiterten Filterfunktionen hervor. Diese erlauben die Filterung von Zahlenkolonnen nach Bedingungen, also zum Beispiel nach Größe, Text und Datum.

Um den Filter zu bestimmen, wählen Sie zunächst die Daten in Ihrer Tabelle aus, auf die Sie ihn anwenden möchten. Nach Auswahl der Filterfunktion öffnen Sie wie gewohnt mit dem Aufklappmenü am ersten Eintrag die Filtereinstellungen. Unter dem Punkt Nach Bedingung filtern steht Ihnen gleich eine ganze Auswahl an Optionen in einem umfangreichen Menü zur Auswahl bereit.

Ebenso praktisch ist die Voranzeige von Formelergebnissen während des Tippens. Dadurch finden Sie etwa mögliche Formelfehler noch schneller.

Teamwork Um sensible Daten bei der Zusammenarbeit im Team vor Manipulationen zu bewahren, erlaubt Google Tabellen das Schützen von Tabellenbereichen und -blättern – so können Eigentümer gezielt festlegen, welche Bereiche von welchen Mitarbeitern verändert werden dürfen. Google ergänzte diese wichtige Funktion nun mit einem Warnfeld – so können bestimmte Bereiche zwar für alle Teilnehmer veränderbar bleiben, vor der eigentlichen Manipulation der enthaltenen Daten warnt jedoch ein Hinweis. So denken Sie und Ihr Team zweimal nach, bevor Sie wichtige Werte verändern.

Bestimmen Sie zunächst den Bereich, den Sie vor unachtsamen Veränderungen bewahren möchten, um dann aus dem Daten-Menü den Eintrag Geschützte Tabellenblätter und Bereiche auswählen. In der sich nun öffnenden Einstellungsleiste auf der rechten Fensterseite wählen Sie die Schaltfläche Berechtigungen festlegen.

Im sich öffnenden Einstellungsfenster wählen Sie nun die Option Beim Bearbeiten dieses Bereichs Warnung anzeigen.

Versucht nun ein Mitarbeiter, die Daten des festgelegten Bereichs zu editieren, weist Google Tabellen ihn zunächst auf die Sensibilität der Werte hin. Auf Wunsch kann das Programm diese Warnung alle fünf Minuten erneuern.

Google Präsentationen unterstützt Chromecast und AirPay

Das Smartphone oder Tablet als ultramobile Präsentationsmaschine nutzen und den Laptop einfach zu Hause lassen – sicher ein Traum von vielen geplagten Workshopveranstaltern und Vortragenden. Mit Google Präsentationen, dem PowerPoint-Konkurrenten aus der Google-Drive-Suite, wird dieser Wunsch nun Realität. Denn die Mobilapp für Android, iPhone und iPad kann ab sofort sowohl Googles hauseigene Chromecast- als auch Apples AirPlay-Technologie nutzen, um ihre Inhalte etwa auf einem HDMI-fähigen TV-Gerät wiederzugeben. 

Damit entfällt auch die lästige Verkabelung von Laptop und Videoprojektor. Jedes Gerät, das per Chromecast oder AirPlay innerhalb eines bestehenden Wi-Fi-Netzwerks angesteuert werden kann, steht auch für die Ausgabe der mit Google Präsentationen vorbereiteten Inhalte bereit. Das Zielgerät wählen Sie direkt in der jeweiligen App Ihres Smartphones beziehungsweise Tablets aus.

Ähnlich wie bei der Webversion von Google Präsentationen lassen sich auch in den Mobilvarianten Informationen, die nur für den Vortragenden gedacht sind, auf den Bildschirm des Quellgeräts begrenzen. Dazu gehören etwa Vortragsnotizen und ein Timer. Das Smartphone oder Tablet fungiert somit als erweiterte Fernbedienung, während auf dem Zielgerät die Vollbildpräsentation abläuft.

Google hat seine Mobilapp für iPhone und iPad überarbeitet. Die iOS-Anwendung glänzt ab sofort in Googles „Material-Design“, das mit der Android-Version 5.0 vorgestellt wurde und Stück für Stück auch in weitere Produkte und Angebote des Unternehmens Einzug hält. 

Mehrspalten-Layouts in Google Docs

Die Textverarbeitung Google Docs möchte zwar kein Layoutprogramm ersetzen, trotzdem sind die Gestaltungsmöglichkeiten der Textverarbeitung innerhalb von Google Drive hin und wieder doch etwas zu minimal geraten. So sind derzeit zum Beispiel nur einspaltige Layouts möglich – für viele Anwendungen, wie etwa die Gestaltung von Rundbriefen, bietet sich jedoch eine zweispaltige Aufmachung geradezu an.

Phil Ballard wartet in seinem „Drive Bunny“-Blog mit einer Lösung auf, die zumindest für Kurztexte durchaus gangbar ist: die Nutzung der Tabellenfunktion für die Gestaltung mehrspaltiger Texte.

Dazu legen Sie zunächst eine Tabelle mit der gewünschten Spaltenanzahl an. Die Funktion findet sich sowohl im Einfügen- als auch im Tabellen-Menü. Um den Text etwa in zwei Spalten fließen zu lassen, wählen Sie eine Aufteilung von 2 x 1 Zellen aus.

Im Dokument erscheint daraufhin eine recht einfache zweispaltige Tabelle. Setzen Sie nun etwa die Hälfte Ihres Texts an der Cursorposition innerhalb der linken Zelle ein. Möchten Sie den Text dabei ohne Formatierungen einfügen, nutzen Sie die Tastenkombination [Shift]+[Ctr]+[v].

Wie Sie sehen, läuft der Text leider nicht automatisch in die zweite Spalte. Sie müssen also die zweite Hälfte Ihres Texts manuell in die rechte Zelle einsetzen und danach per Ausschneiden und Einfügen selbst für den Zeilenausgleich am unteren Spaltenende sorgen. Das ist nicht sonderlich elegant, bei kurzen Texten aber durchaus der Mühe wert. Denken Sie daran, dass Sie Ihr Layout eventuell anpassen müssen, sobald Sie den in den Spalten enthaltenen Text nachträglich editieren.

In die Zeile über den Spalten können Sie nun etwa eine Überschrift setzen, wenn Sie dies wünschen.

Nun stören natürlich die Tabellenrahmen ein elegantes Layout. Sie lassen Sie in den Einstellungen der Tabelleneigenschaften verschwinden. Setzen Sie den Cursor in die Tabelle und rufen Sie den entsprechenden Eintrag entweder im Kontextmenü der rechten Maustaste oder im Tabellen-Menü auf.

In dem Dialogfenster setzen Sie nun den Tabellenrahmen auf 0 pt. Auch die Tabellenabmessungen sowie den Textabstand können Sie Ihren Wünschen anpassen.