#remote-sitzung

Zu Hause noch mehr wie im Büro fühlen

Seit Mitte 2020 befindet sich der Großteil der Mitarbeiter der Firma, bei der ich arbeite, pandemiebedingt im Home Office. Meetings finden seitdem hauptsächlich in Microsoft Teams statt. Dabei gibt es Kollegen, die standardmäßig Hintergrundbilder eingeschaltet haben, sei es von einem schönen Urlaubsort oder irgendeinen offiziellen Hintergrund mit dem Firmenlogo. Einige haben auch den Weichzeichner für den Hintergrund eingeschaltet. Ich habe meistens gar nichts aktiviert, nur manchmal schalte ich nur zum Spaß die Skyline von Essen ein, um mich ganz Tagesschaumäßig “live aus Essen” zuzuschalten.

Die Beweggründe der Kollegen sind vermutlich mannigfaltig, ich hake auch nicht nach. Da bei eingeschaltetem Hintergrund gerne mal Körperteile verschwinden, finde ich das immer etwas irritierend, letztlich ist es mir aber egal und es muss ja auch nicht jeder freiwillig seine Wohnung zeigen.

Seit ein paar Tagen hat die Firma neue Hintergrundbilder freigeschaltet, die unterschiedliche Orte am Firmenstandort zeigen. Man kann jetzt also auch ein typisches Büro, den Raucherflur, die Kantine oder die Cafeteria auswählen. Aus der Cafeteria gibt es sogar zwei Hintergründe aus jeweils entgegengesetzten Richtungen, so dass man so tun könnte, als säße man sich an einem Tisch gegenüber.

Heute haben bei einem Call zwei Kollegen jeweils einen Bürohintergrund eingseschaltet und bei einem klappt der Greenscreeneffekt so gut, dass ich zuerst tatsächlich denke, er würde im Büro sitzen, dann erkenne ich aber doch an dem etwas unscharfen Umriss seines Oberkörpers, dass das nicht der Fall ist und wir uns doch alle in unseren Wohnzimmern, Küchen und Arbeitszimmern befinden.

permanent remote – mittendrin statt nur dabei

Der Virus Covid-19/Sars-CoV-2 – oder einfach Corona-Virus genannt – breitet sich gerade weltweit aus, viele Firmen scheinen ähnliche Maßnahmen dagegen zu treffen wie mein Arbeitgeber: Unter anderem gilt es, Reisen und persönliche Treffen mit Kunden oder Mitarbeitern anderer Standorte zu vermeiden, und stattdessen Video/Audio-Termine zu machen.

Vielleicht hilft ja das Folgende anderen, die nun auch in die Situation kommen, wirklich funktionierende Sprachkonferenzen etablieren zu müssen.

Ich arbeite in einem Team, das einen permanent auswärts arbeitenden Kollegen hat, dadurch haben wir relativ viel Erfahrung mit Audiokonferenztools – und eben nicht mal für ein Meeting, sondern über den ganzen Tag. 

Aus diesem Grund machen wir auch keine Videokonferenzen, wir benötigen die Kommunikation nebenläufig, aber permanent.

Wir hatten auch schon Situationen, in denen das ganze Team remote gearbeitet hat. Wir sind dann interessanterweise effektiver. Woran das genau liegt, ist noch unklar, aber es spielt sicher auch eine Rolle, dass andere Kollegen im gleichen Büro nicht einfach an unseren Tisch treten können, sondern zumindest unseren Firmen-Chat (Slack) nutzen müssen oder auch gleich ein Ticket schreiben. In beiden Fällen scheint die Anfrage von vornherein etwas ausgegorener und wird nicht erst bei uns am Tisch mit uns entwickelt. Gleichzeitig stören wir uns auch gegenseitig weniger und sind aber trotzdem  für eine Frage verfügbar – wir werden weniger unterbrochen und schaffen vielleicht dadurch mehr.

Im Alltag haben wir den remote arbeitenden Kollegen in einem permanenten Audiochat (und wenn noch jemand zusätzlich von woanders arbeitet, diesen eben auch). 

Firmenweit haben wir für Meetings lange Hangouts benutzt, sind aber zu Zoom gewechselt, das auch ganz gut mit vielen Teilnehmern und Desktopfreigabe/Video funktioniert, aber mit unseren Lizenzen nur 45 Minuten am Stück durchhält.

Im Team haben wir uns von Slack (gut brauchbar, aber die einzelnen Lautstärken der anderen sind nicht individuell anpassbar) über Mumble (selbst betrieben, mit der besten automatischen Stimmaktivierung, aber dafür ist der Client nicht so stabil im Dauerbetrieb) zu Teamspeak (auch auf einem eigenen Server, stabilere Clients, aber nicht ganz so toll konfigurierbar wie Mumble) durchgearbeitet.

Wer nicht so darauf achten muss, wo seine Daten bleiben: Die mit Abstand beste Usability und am wenigsten Schmerzen beim Einrichten hat aktuell Discord.

Es ist schon interessant, dass unsere Favoriten alle aus der Gamer-Ecke und nicht aus der Enterprisekommunikation kommen :-)

Im Büro haben wir einen mobilen Konferenzlautsprecher auf dem Tisch liegen, den man per Kabel oder Bluetooth mit einem Rechner oder Handy koppeln kann. Hier gibt es große Qualitätsunterschiede von unbrauchbar über nervig im Dauerbetrieb bis zu einigermaßen gut – wir verwenden einen Jabra Speak 510 und sind zufrieden. Alle anderen in der gleichen Preisklasse (und darunter): Lieber Abstand halten, die taugen leider nix. 

Durch die Stimm/Geräuschaktivierung bekommt man remotearbeitend weiter entfernte, leisere Geräusche im Raum meist nicht mit.

Der Remotemitarbeiter kann sich so auch in Gespräche einschalten, die (auch mit anderen) an unserem Tisch stattfinden und tut dies auch, was manchmal etwas creepy für Kollegen ist, die sich dessen erst in diesem Moment bewußt werden.

Der Konferenzlautsprecher ist mobil, so kann man diesen (und damit den Mitarbeiter) auch mal eben mit in ein anderes Meeting mitnehmen. Wir planen gerade, dafür ein dediziertes Gerät (z.B. ein abgelegtes Handy) zu nutzen, dann muss man nicht darüber nachdenken, was passiert, wenn man mit dem gerade gekoppelten Gerät z.B. Mittagessen geht.

Das beste Sprech/Hörerlebnis hätten wir, wenn alle am Tisch ein eigenes Headset mit Mikrofon nutzen würden. Das hätte aber zumindest bei Headsets für beide Ohren den Effekt, uns vor unseren Kollegen abzuschirmen – das wollen wir nicht. Einohrige Headsets (auch hier: Es lohnt sich ein  Markenprodukt zu kaufen und nicht die ~25 Euro copycats, wenn man die den ganzen Tag tragen will) brauchen dagegen einiges an Hörerfahrung, damit man Raum- und Chatgeräusche ordnen kann, ohne dass es die Konzentration stört. Ich kann das durch jahrelange Übungen mit ständig brabbelnd spratzendem Funkverkehr im Hintergrund, aus dem sich das Gehirn noch das Relevante rauspicken muss, ganz gut und trage sehr gerne ein einohriges Headset, andere Kollegen können das nicht so gut, so kommen wir mit dem Jabra aber auch ganz gut klar.

Emojis in Audiokonferenzen

Wie in mittendrin statt nur dabei erzählt, hat mein Team eine ständige Telefonkonferenz etabliert. Durch die Corona Pandemie arbeiten inzwischen alle Teammitglieder von zu Hause.

In unserem Team ist es üblich, alltägliche Dinge schnell zu kommentieren, sowohl im Chat, als auch bei Unterhaltungen. Im Chat verwenden wir dafür die ungezählten Möglichkeiten von Slack, mit Emojis und kurzen Filmsequenzen zu reagieren, das sieht dann z.B. so aus:

twitter.com/astielau/status/1047139815081295872

Wir haben schon vor einiger Zeit einen Weg gefunden, auch “Audio-Emojis” zu verwenden, in dem wir uns bestimmte Sounds auf einzelne Tasten unserer Tastaturen gelegt haben, und diese bei Bedarf abspielen. Es gibt auch entsprechende etwa zigarettenschachtelgroße Plastikkistchen mit 16 Knöpfen und einem kleinen Lautsprecher, die pro Knopf ein Geräusch abspielen können und rote, große Knöpfe mit etwa 8cm Durchmesser, die man per USB-Stick mit mp3s bespielen kann. 

Diese Sounds drücken unsere Zustimmung, Ablehnung, Unglauben, Amüsiertheit und so weiter aus, ähnlich der bekannten Emojis. 

Nun sind wir seit knapp einer Woche im Homeoffice und tragen alle Kopfhörer mit Mikrofonen, damit sind die auf dem eigenen Rechnern installierten Sounds sind nur noch für uns selbst, aber nicht in unserer gemeinsamen Audiokonferenz hörbar.

Das ist schlicht doof, weil uns das einer im Team sehr beliebten Ausdrucksform von Zustimmung oder Ablehnung auf Knopfdruck beraubt.

Also hab (nicht nur ich) gebastelt, um das doch hin zu bekommen. Leider erfordert dies etwas Eindenken in das Routing von Sound innerhalb des Computers.

Es gibt an meinem Laptop (Mac) folgende Audio Ein- und Ausgänge:

Eingänge

eingebautes Mikrofon

externes Mikrofon über Kopfhörer-Buchse (die ist vierpolig, das ist ein eigenes Kapitel)

externe Soundkarte, 2 Kanäle (via usb)

Ausgänge

eingebaute Lautsprecher

Kopfhörerbuchse (auch für externe Boxen geeignet)

HDMI (Lautsprecher am externen Monitor)

externe Soundkarte (via usb)

Ich benutze als geübter stundenlang Audiokonferenzer ein Headset (Kopfhörer/Mikrofon-Kombination) und eine externe Soundkarte, weil mir das mehr Kontrolle sowohl über den eigenen Aufnahmepegel und als auch über die Ausgabe ermöglicht und ich dann auch noch mein eigenes Gequatsche mit auf die Ausgabe für mich mischen kann, ich kann mich also trotz geschlossener Kopfhörer selbst hören.

Die ‘Emoji’-Sounds vom Soundboard - ich benutze https://www.myinstants.com/ und drücke die Knöpfe nicht auf meiner Tastatur sondern in einem Browserfenster - landen auf der auf dem Mac konfigurierten Standardaudioschnittstelle. Das ist bei mir die externe Soundkarte und damit mein Kopfhörer. Davon hören meine Kollegen also nichts.

Aktuell gibt es für macOS gerade keine brauchbare opensource Software (oder auch nur eine relativ günstig zu erwerbende Software) zum Routen von Sound bzw. Verbinden von mehreren Audiodevices, früher gab es dafür Soundflower. Dessen kommerzieller Nachfolger ist sehr gut, aber auch sehr teuer für etwas Spaß am Arbeitsplatz. Meine Kollegen und ich probieren einiges aus, aber das, was es umsonst gibt, zerschiesst uns immer wieder die Audiosysteme auf unseren Rechnern. 

Ich beschliesse nach einigen Versuchen, das Problem möglichst in Hardware zu erschlagen, da ich nicht vorhabe, ins Podcastbusiness einzusteigen und mir deshalb die fälligen 120 US-Dollar für die Routingsoftware einfach nicht schön reden kann.

Es gibt auf dem Mac Programme, die in der Lage sind, eine unabhängig vom Default zu konfigurierende Quelle oder Ausgabe zu verwenden. Der Browser, meine Soundboard-Quelle, gehört da erstmal nicht dazu, aber Teamspeak, unsere Audiokonferenzsoftware kann unabhängig vom Systemdefault Ein- und Ausgänge konfigurieren. Also stelle ich den Systemdefault für ausgehenden Sound auf die Kopfhörerbuchse ein, Teamspeak aber auf die externe Soundkarte.

Meine externe Soundkarte hat neben dem Eingang für mein Headset-Mikrofon einen weiteren (freien) Eingang, an den ich nun einfach den Ausgang der Kopfhörerbuchse anschliessen will.

Dafür braucht man ein Mini-Klinkenstecker auf der Rechnerseite und auf der Soundkartenseite ein Klinkenstecker, und ich hab eine große Kiste mit Klinkekabeln aller Arten.

Die unterschiedliche Größe ist kein Problem, dafür hab ich Adapter. Leider haben die beiden Buchsen auch noch komplett unterschiedliche Belegungen. Die Buchse des Macs hat z.B. vier Pole, und allein schon durch Ausgang auf der einen und Eingang auf der anderen Seite des Kabels muss da offensichtlich was passieren, um einen funktionierenden Kontakt herzustellen.

Die genauen Belegungen erspar ich der Leserschaft, wen das doch näher interessiert - z.B., weil Ihr bisher geglaubt habt, dass der Mac gar keinen Mikrofoneingang auf der Kopfhörerbuchse hat, weil das nie funktioniert hat - doch, hat er - es ist nur anders spezifiziert als in der Nicht-Apple-Welt meist üblich.  Stichworte sind TRRS, TRS  (Tip Ring (Ring) Shaft) und  OMTP vs. CTIA. Es gibt Adapter, die von dem einen auf das andere drehen und/oder es einfach aufsplitten auf zwei dann zwei- oder dreipolige Stecker.

Ich hab meine Kabel-Adapter-Kiste durchprobiert, bis ich den Ausgang des einen auf dem Eingang des anderen hatte (ich hab vorher die Belegungen gegoogled, um die Testphase zu verkürzen) - kurz noch eingepegelt, und endlich kann Chewbacca auch in unserem Audiochat brüllen.

Meine Kollegen benutzen alle Mac oder Linux, unter Linux ist es möglich, ohne große Kosten ins Audio-Routing einzusteigen, aber auch das hat einiges an neuem, ungewolltem Wissen hervorgebracht :-D

Too thin client

Der Verein, in dem ich “Bürodreikampf” unterrichte (Word, Excel, Powerpoint), bekommt eine neue Computerausstattung. Statt Fujitsu-PCs mit Windows 7 und Office 2013 stehen jetzt auf jedem Tisch nur noch Full-HD-Monitore mit einem kleinen Kästchen am Rücken, ein “Netzcomputer” oder auch “Thin Client”. Alles spielt sich nur noch auf dem Server ab, die TeilnehmerInnen starten von dort in lokalen Sitzungen sowohl Windows 10 als auch Office 2016.

Leider sind die Geräte nur rudimentär mit Hardware ausgestattet. Ein einziger HDMI-Ausgang für den Monitor lässt leider nicht den Anschluss an den Beamer zu. Und selbst als ich diesen direkt anschließe, ist die Darstellung in zu hoher Auflösung und außerhalb dessen, was er anzeigen mag. Die Terminalbox kann auch keine andere Auflösung einstellen, und Adapter versagen auch (man will ja vernünftigerweise aber auch keine fünf bei Amazon bestellen, von denen dann unter Umständen höchstens einer funktioniert, und die anderen dann zurücksenden).

So bekommt der Dozent wieder einen dicken PC hingestellt, bei dem die Netzverbindung als Remote-Sitzung eingerichtet ist. Dann klappts auch wieder mit dem Beamer.