Adquisiciones - Procurement
Adquisiciones significa obtener todos los materiales, servicios y suministros necesarios para completar el proyecto. El proceso de adquisiciones tiene 5 etapas:
Iniciación. Se identifica que tipo de ayuda se necesita. Durante este paso, decidirá qué artículos se adquirirán internamente y cuáles se subcontratarán externamente.
Selección. Se elige a los proveedores. Una vez que haya identificado a sus vendedores y proveedores preferidos, entrevístelos para conocer mejor sus productos y servicios
Contrato. Inicio de la relación con los proveedores. La redacción de contratos requiere una excelente atención al detalle, así que preste mucha atención a las inclusiones y exclusiones de la oferta del vendedor.
Control. Se efectúan pagos, se coordina la logística y el cumplimiento. Tendrá que revisar periódicamente el rendimiento y la calidad de cada proveedor. Cuando se comunique con los proveedores, manténgase profesional pero firme para asegurarse de que se están cumpliendo todos los Requisitos del proyecto.
Finalización. Se mide el éxito de las adquisiciones. ¿Los Materiales adquiridos eran de buena Calidad? ¿Hubo problemas con los contratos de mano de obra? ¿Cómo fueron sus relaciones con los Proveedores?
Documentación habitual en las adquisiciones
NDA. Acuerdo de confidencialidad. Protege informacion sensible de la empresa.
RFP. Solicitud de propuesta. Detalla los requisitos del proyecto para que el proveedor pueda presentar una propuesta, incluyendo: objetivos, alcance, presupuesto, hitos y requisitos de presentación.
SOW. Declaración de Trabajo. La declaración de trabajo describe los productos y servicios que un proveedor o contratista proporcionará a una organización.
El SoW detalla los productos y servicios que un proveedor o contratista entregará, incluyendo las necesidades tanto del cliente como del proveedor. Componentes principales del SoW:
Encabezados con información del proyecto y partes interesadas,
Tabla de revisiones para documentar cambios,
Una sección de propósito que define los objetivos y el público objetivo.
Sección de alcance que especifica qué está incluido y qué no en el proyecto,
Inclusión de términos y condiciones,
Cláusulas de revisión para manejar cambios imprevistos
Condiciones de pago para mantener buenas relaciones con proveedores.
Para su elaboración se consulta a expertos SME. Un SME es alguien de su organización que tiene la experiencia y los conocimientos técnicos necesarios que se aplican al proyecto.
