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O que é o método Kanban?

Esse método foi criado por um engenheiro da Toyota para facilitar a visualização dos processos a serem feitos. Para isso, eles passavam cartões dentre os diferentes setores da empresa, agilizando o processo de estoque e envio de material de produção. Hoje em dia, é utilizado em inúmeras empresas e para facilitar a visualização dos projetos em andamento e aumentar a eficiência de trabalho - porém, o método não é exclusivo ao mundo corporativo: qualquer pessoa pode fazer seu próprio kanban para o que quiser. Basta ter alguns cartões (leia-se post its) e colunas em um quadro ou caderno e pronto!

Exemplo de kanban (sim, você pode fazer na janela do seu quarto também!). Foto por Parabol do Unsplash.

Cada cartão corresponde a uma tarefa, a qual se atribui um responsável e prazo de entrega (e, dependendo do caso, subtarefas). Já as colunas são divididas por estágios de produção. O modelo mais comum consiste em dividi-las em A fazer, Fazendo e Feito - contudo, isso pode ser adaptado a cada caso. Além disso, é possível fazer kanbans digitais, existindo sites e aplicativos voltados para essa finalidade - ou também pode ser feito a mão, usando-se Word, GDocs, entre outros.

E agora vem o motivo que me fez criar este post em primeiro lugar: o Trello.

O Trello é um site que permite a criação de quadros de kanban para as mais diversas possibilidades. Eu me esbarrei nele por acaso há cerca de um mês e desde então ele tem facilitado bastante minha vida. Para usá-lo, é necessário criar uma conta (ou pode ser utilizada a do Google mesmo). Assim que a conta é confirmada, você fica livre para criar seus quadros, podendo usar desde modelos prontos ou fazer tudo do 0. Além disso, é possível agrupar os quadros em diferentes áreas de trabalho, ou seja, você pode ter uma área para projetos pessoais, de emprego, escrita, etc.

Área de trabalho do Trello.

Em todos os quadros é possível criar uma infinidade de listas e, em cada uma, diversos cartões. Os cartões permitem a adição de imagens na capa (o que pode ser feito via upload ou no próprio Trello), checklists, datas, anexos, membros (caso sejam tarefas em grupo) e etiquetas. É possível ainda criar modelos de cartão (o que é uma mão na roda, principalmente se você tiver uma leve "cisma" com isso, como eu), seguir os cartões para saber como estão as atividades e movê-los livremente pelas colunas.

Para o viajando, eu uso dois quadros: um onde organizo as postagens e outro que uso para organizar minhas histórias. Cada quadro permite a criação de regras para a movimentação de cartões. Por exemplo, no quadro Organizando as Postagens, sempre que um cartão com a etiqueta com Prompt for marcado com Concluído, ele automaticamente é enviado à coluna de Prontos.

Como os quadros são por dentro (em cima: Organizando postagens; em baixo: Projetos de escrita).

Existem ainda power ups, que são extensões especiais. Uma delas já vem embutida em todo o quadro, que é a de limite de tarefas. Basicamente, é possível definir um número limite de cartões (tarefas) por coluna; assim, quando a coluna tiver mais cartões que o limite, ela fica realçada. Outra extensão é a de adicionar arquivos do Drive, o que facilita demais na hora de anexar documentos.

Uma das vantagens do Trello é o aplicativo para celular: você pode facilmente sincronizar seu trabalho, apesar de possuir algumas limitações, como a capa nos cartões, que só pode ser colocada via PC. Outra situação é que algumas funcionalidades só existem na versão paga, todavia, posso afirmar que a gratuita já auxilia e muito. Existem outros métodos, mas esse é o que eu conheço mais e já o uso faz pelo menos um mês. Caso alguém tenha se interessado, o site é esse aqui.

Até mais!

Referência