Eligiendo plataforma de comunicación en un proyecto de software.
De cara a la primera reunión después del kickoff meeting, mi compañero y yo afrontamos las responsabilidad de elegir el software de control de versiones y el verdadero reto: una buena plataforma de comunicación.
Es la primera vez que realmente ambos nos enfrentamos a escoger una buena herramienta que permita comunicar a los miembros del equipo. Es especialmente delicado por el poco tiempo que hay para hacer correciones en la herramienta y además será fundamental, ya que somos 9 personas que nos tenemos que coordinar, y aquí la comunicación no es tan trivial como en un grupo de 3 o 4 personas.
En primer lugar definimos cuales son las necesidades del equipo y cuales las limitaciones.
Los elementos que tenemos que comunicar son:
La comunicación de éstas debe ser ágil y trivial.
No al síndrome "Grupo del Whatsapp"
Rechazamos un chat integrado o todo aquello que pueda asemejarse, con un único objetivo: no oír cosas como
- Tío, lo decidimos ayer en una conversación que tuvimos! Échale un ojo!
y BOOM!, nos pasen una conversación de 489 mensajes.
Hemos considerado que cuando se requiera de una comunicación mas directa y rápida es la propia gente que se adaptará hablando por Facebook, por Skype, por Hangout, lo que sea.
Si, las conversaciones surgirán igual, pero si la decisión no se añade a la plataforma la decisión no existe.
Dado que tenemos todos los documentos en una carpeta de Google Drive, lo optimo sería una integración directa con Drive. Sin embargo, si podemos relacionar rápida y claramente un item con un documento de Drive es suficiente.
No queremos saber los detalles
Queremos poder sólo ver lo que nos afecta a nosotros, y eliminar el resto, lo que consideramos ruido y no permite concentrarnos en las responsabilidades. Sin embargo, si queremos, debemos poder tener acceso a él.
Desde el miércoles nos hemos intercambiando candidatos a plataformas de comunicación, para revisarlas por nuestra cuenta. Las candidatas han sido:
Google Groups fue la primera que asaltamos. No necesita una cuenta adicional (+1). Muy directa y sencilla, orientada totalmente a los mensajes y conversaciones entre miembros. Sin embargo, es esto lo que nos echó para atrás. Veíamos asomar el síndrome "Grupo de Whatsapp" a 24124 km. Una pesadila. Además, mas adelante nos dimos cuenta de que realmente las funcionalidades eran demasiado básicas como para un proyecto de software.
La segunda fue Teamwork Free version. Mucho mas funcional, lo que traía consigo una curva de aprendizaje que nos echaba un poco para atrás. Necesitábamos crear una nueva cuenta, pero a cambio teníamos una gestión integral del proyecto en una herramienta: tasks, milestones, calendarios, mensajes, links, riesgos, ...
Finalmente la última fue Trello. La primera impresión fue muy positiva: una interfaz totalmente orientada a la gestión de tareas y de una manera muy intuitiva. Además, podíamos logearnos con cuenta de Google, no sentíamos un peligro de caer en los chats y la curva de aprendizaje estaba justo entre Teamwork y Google Groups. Sin embargo, el punto negativo eran los comunicados a nivel mas general; no era tan claro como en Teamwork por ejemplo compartir una acta de reunión, marcar una o diferentes milestones, comunicar reuniones y sus contenidos... Echábamos en falta algo como Google Groups en Trello.
Valoramos la curva de aprendizaje y las funcionalidades que nos ofrece Trello así que nos decidimos a adaptar una de las boards, que es como se llaman los tableros de Trello, sólo para los comunicados generales y ver que tal nos funcionaba.
Tanto mi compañero como yo nos sentimos entusiasmados con Trello y creemos que es la mejor elección bajo nuestras circunstancias. Además, nos permite la flexibilidad suficiente para acabar de refinar la herramienta para el uso que le vayamos a dar. No descartamos que las boards vayan cambiando por ejemplo!
Espero no tener que volver a hablar de plataforma de comunicación en el blog, a no ser que sea para decir lo flipados que estamos y lo fluido que es todo, ya que es, sin duda, el punto crucial para un equipo:
Si la comunicación no fluye aparecen los problemas de todo tipo!
