#google tabellen

Ein schlechtes Jahr mit einem guten Spreadsheet

Am 19. April 2020 lese ich bei Twitter von einer Idee, die mir sofort einleuchtet:

Ich kopiere den Link zum Tweet in einen Chat mit drei anderen Leuten und frage: “jemand Interesse?” Hanna Engelmeier sagt: “Es auszuprobieren kann wirklich nicht schaden!”

Danach werden nur noch die Details besprochen: “Spreadsheet (Vorteil Platzbeschränkung) oder Doc (Vorteil keine)?” Hanna meint: “Team Vorteil Platzbeschränkung”. Die Platzbeschränkung ist dabei nur eine gefühlte: Man kann zwar auch in einer Tabellenzelle viel Text verstauen, die Verlockung, das zu tun, ist aber geringer als in einem Textdokument. Außerdem gefällt es mir gut, die Einträge in zwei Spalten nebeneinander zu sehen. Winziger Nebenvorteil: Das Spreadsheet erzeugt in der Datumsspalte automatisch den Eintrag “Mittwoch, 21. April 2021”, wenn ich dort “21.4.” hineinschreibe. In einer Textdatei ginge das wahrscheinlich auch irgendwie, aber es wäre mühsamer.

Ich eröffne ein gemeinsames Spreadsheet und schreibe hinein, an welche Erfreulichkeiten ich mich aus den letzten Tagen noch erinnern kann. Deshalb beginnt dieses gemeinsame Tagebuch vier Tage vor dem Tweet, am 15. April 2020.

Schon am 11. Mai schreibe ich hinein: “Nachts oder morgens noch darüber nachgedacht, dass mir die Superheit des Sonntags ohne dieses Spreadsheet ziemlich sicher gar nicht aufgefallen wäre. Als Erstes möchte ich heute also dieses Spreadsheet loben.”

Samstag, 23. Mai: “(technisch schon Sonntag:) Im Traum in dieses Spreadsheet geschrieben ‘Große Teile der Heckenscherensammlung gingen dabei leider für immer verloren.’”

Mittwoch, 17. Juni: “Ohne dieses Spreadsheet wären die zwei Monate in meiner Erinnerung nur eine formlose Masse, verlorene Zeit. Schade nur, dass die ersten Wochen fehlen.” (Gemeint sind die ersten Wochen der Corona-Zeit.)

Freitag, 19. Juni: “Wenn ich mal an einem Tag vergesse, hier gleich was reinzuschreiben, muss ich am nächsten schon lange nachdenken, ein Grund mehr, warum dieses Spreadsheet dringend benötigt wird. Ich weiß gar nicht, wie man jemals ohne leben konnte. Also gestern ... mein erster Gedanke ist immer ‘da war doch gar nichts’. Aber an den Tagen, an denen ich abends dran denke, gibt es immer was aufzuschreiben. Es wird also auch gestern was Erfreuliches passiert sein. Und das reicht ja eigentlich schon.”

Die vielen unerfreulichen und traurigen Ereignisse dieses Jahres finden hier nicht statt oder erst, nachdem ich sie passend gemacht habe. Montag, 13. Juli: “... die Nazidemo hatte drei erfreuliche Aspekte: sie war sehr klein und ich kannte niemanden persönlich, außerdem wirkten die anwesenden Polizisten freundlich und vernünftig. Das ist alles in Deggendorf nicht selbstverständlich. ‘Berlin, Berlin, wir wollen nach Berlin!’, skandierten die Coronaleugner-Nazis.”

Im Juli bedanke ich mich bei Linda Xie und Jeremy Rubin:

Hanna wirkt auch zufrieden:

Im September:

24. November: “Es tut mir leid, dass ich vor allem dienstags immer dasselbe schreibe. Andererseits lässt sich aus den Daten hier drin inzwischen womöglich extrahieren, dass ich dienstags gerade wegen der Kolumne überraschenderweise immer gute Laune habe, während ich z. B. donnerstags gleich im Bett bleiben könnte. Ich werde das morgen näher erforschen.” Zu dieser Erforschung ist es bisher nicht gekommen.

Zum Aufschreibezeitpunkt im April 2021 liegen 372 Einträge hinter mir. Obwohl es technisch möglich wäre, auch Dritten Lesezugriff zu geben, ist das Spreadsheet privat. Ein paar Wochen lang gab es ein Zweitspreadsheet, in dem Aleks meine Einträge sehen konnte, das ist wieder eingeschlafen. Seit einigen Tagen gibt es ein Zweitspreadsheet, in dem eine weitere Freundin ihre eigenen Einträge neben meine schreibt. Aus dem Aleks-Experiment weiß ich, dass ich meine Einträge zwar automatisch aus dem ursprünglichen Spreadsheet kopieren lassen kann, aber das verursacht verschiedene lästige Probleme unter anderem mit der Formatierung der Tabellenzellen. Deshalb schreibe ich jetzt ins eine und kopiere den fertigen Eintrag dann manuell ins andere.

Weil ich immer wissen will, was Hanna aufgeschrieben hat, sehe ich oft ins Spreadsheet und kann deshalb auch nicht länger als höchstens einen Tag lang vergessen, selbst etwas hineinzuschreiben.  Der Druck zum täglichen Aufschreiben bringt andere Ergebnisse als das Abwarten, bis etwas Aufschreibenswertes passiert. An vielen Tagen denke ich “Heute sind aber wirklich nur blöde bis höchstens durchschnittliche Dinge passiert”, dann fällt mir nach längerem Nachdenken ein erfreuliches Ereignis ein und dann noch vier weitere. Dadurch, dass ich alles Übrige nicht aufschreibe, habe ich es jetzt weitgehend vergessen. Im Spreadsheet war es ein gutes Jahr.

There is no Austria

Ich will mir eigentlich nur schnell einen Überblick verschaffen, wie viel Geld ich derzeit monatlich wofür ausgebe.

Also logge ich mich in meine Online Banking ein und klicke dort auf Umsatzsuche. Ich will einfach alle Ausgaben von September anzeigen. Aber statt einer Auswahl kommt ein Popup Fenster, das mich fragt, ob ich einen mobilen TAN oder einen anderen TAN möchte. Ich wähle mobiler TAN, bekomme eine SMS und erst nachdem ich die 5-stellige Zahl eingegeben hab, darf ich in meinen Umsätzen nicht nur blättern sondern auch suchen. Das ist neu.

Ich lass mir alle Zeilen von September ausgeben. Ich bezahle viel mit Karte, auch kleine Beträge. Es sind 43 Zeilen. Ich klicke mich zur zweiten Ergebnisseite durch, hoffend, dass es da eine Summe gibt. Gibt es nicht. Aber ich kann das Suchergebnis als csv Datei exportieren.

Ich klick auf den csv Export und öffne die heruntergeladene Datei. Ich hab auf meinem privaten Mac nur Numbers, kein anderes Tabellenkalkulationsprogramm. Ich mach sehr wenig mit Zahlen und wenn dann meistens in Google Spreadsheets.

Aber ich will ja nichts kompliziertes, ich geh die Zeilen durch und schreibe neben den offensichtlichen Einträgen eine Kategorie, sowas wie “Lebensmittel” oder “Transport” für die Monatskarte.

Dann will ich mir die Summen der Kategorien ansehen, markiere alles und suche im Menü nach Pivot. So hab ich das früher, als ich beruflich mit Tabellen zu tun hatte, immer mit Excel gemacht. Ich finde keinen Menüpunkt der nach Pivot Tabelle aussieht, also google ich schnell “pivot table numbers”.

Die erste Ergebniszeile sind YouTube Videos von denen das erste “Simulating Pivot with numbers” heißt. Das macht mich nicht hoffnungsvoll. Darunter ist gleich die Kategorie “People also ask” und da lautet die erste Frage “Can you create pivot tables in numbers?”. Kurz: nein.

Macht ja nichts, ich brauch die Tabelle ja nur in Google Spreadsheets hinüberkopieren, markieren, pivot table auswählen. Ich muss nochmal zurück, eine erste Zeile mit Überschriften einfügen, damit auch wirklich alle Zeilen gewertet werden. Die Tabelle aktualisiert sich praktischerweise automatisch. Blöderweise sind alle Summen null.

Ich seh schnell woran das liegt: meine Bank verwendet natürlich ein Komma als Trennzeichen, aber Google verwendet standardmäßig den Punkt. Die Google Spreadsheet Hilfe ist nicht sehr hilfreich, ich finde keine offensichtliche Option in den Menüs also google ich ein bisschen herum sowas wie “spreadsheet convert german number format to english”. Beim Überfliegen der Ergebnisse wird relativ schnell klar, dass man die locale umstellen muss. Das ist ein zwei oder vierstelliger Buchstabencode der für Länder und Sprachen steht. Bei mir war Großbritannien voreingestellt.

Unter spreadsheet properties ist auch gleich eine lange Liste an Ländern, die ich auswählen kann. Ich nehme Austr... oha, das ist Australia. Sonst gibt es unter A nur Argentina, Armenia und Azerbaijan. Ich scrolle zu O, falls es das einzige Land ist, das in Landessprache übersetzt wurde. Es gibt überhaupt kein Land mit O. Also wähle ich zähneknirschend Germany, obwohl ich mich nur sehr ungern unter Deutschland subsummieren lasse. Als Zeitzone ist GMT+1 Vienna vorausgewählt.

Jetzt muss ich nur noch die Spalte mit den Zahlen markieren und das richtige Format zuweisen, dann kann ich meine Ausgaben pro Kategorie sehen.

Sammelbeitrag: Wie wir 2018 die Fussball-WM der Herren tippen

Mia Culpa:

Bei der Arbeit nutzen wir einen kostenlosen Online-Tippdienst. Man hat dort sein Konto und nimmt an den Sachen teil, auf die man Lust hat. Also z.B. Bundesliga, oder eben EM oder WM.

Früher hatten wir einen papiernen Plan, so eine Art Holz-Excel. Man trug seinen Tipp ein und ein armer Freiwilliger musste dann die Punkte von Hand auszählen. Lustig daran war, dass jeder die Tipps der anderen sehen konnte und man sich gegenseitig vorab mit großen Behauptungen verhöhnen konnte. Wenn es jemand zu ernst nahm, bezichtigte er die Kollegen, seinen Tipp “geklaut” zu haben.  Man konnte seinen Tipp auch nicht mehr ändern, wenn man ihn einmal an die Wand geschrieben hatte, sonst wurde man sehr verhöhnt. Deshalb tippte man entweder sehr kurz vor dem Spiel oder eben uninformiert.

Mit der Online-Tipprunde ist alles anders. Man sieht die Tipps der anderen aus der Runde erst nach dem jeweiligen Spiel. Man kann also nur hinterher “haha, verloren” zu den Verlierern sagen, was nur halb so lustig ist wie das Geplänkel vorab.

Weil man die Tipps online noch bis zum Anstoß korrigieren kann, unternehme ich tatsächlich Anstrengungen, auf dem Laufenden zu bleiben: wie fit ist Mo Salah, hat Özil aufgehört zu schmollen etc. etc.. Ich tausche kurz vor dem Spiel noch WhatsApp-Nachrichten mit Kollegen aus “Ich ändere und setz auf Marokko, hatte eine Eingebung beim Duschen”. Manche Kollegen ändern dauernd ihre Tipps, bis das Spiel losgeht. Andere tippen vor Beginn des Turniers alles durch, sogar die Finals, bei denen man nicht mal weiß, wer spielen wird. Bislang hat sich keine Methode als eindeutig besser erwiesen.

Markus Winninghoff:

Als erstes wird zwischen Küche und Serverraum in unserer Firma ein WM-Spielplan aufgehängt. Auf russisch. Mit kyrillischen Buchstaben. Da mein Interesse für Fußball etwa so groß ist wie das der meisten Menschen, sagen wir, an Modellfliegen, stört es mich nicht, dass ich allenfalls ein oder zwei Mannschaftsnamen entziffern kann.

Als nächstes gehen intensive Flurgespräche los, wie man tippen soll: Auf einem großen Zettel (der russische taugt dafür aus naheliegenden Gründen nicht), mit einem Online-Tool über einen, wie viele meinen, dubiosen Dienst, “der nur die E-Mailadresse haben will” oder anders. Es kommt anders: Es wird eine Google-Tabelle angelegt, zu der der Link herumgeschickt wird. Man soll seinen Tipp dort eintragen. Auf Vertrauensbasis! Ich nehme an, dass unsere organisierenden Studenten regelmäßig (alle fünf Minuten oder so) Screenshots machen.

Ich öffne die Tabelle. Tja. Wir sind schon ziemlich viele Mitarbeiter! Meinen Namen finde ich ziemlich weit rechts. Dann kann ich gleichzeitig nicht mehr sehen, wer gegen wen spielt, weil die Spielpaarungen ganz links stehen. Ich tippe ein bisschen vor mich hin, gebe aber schnell entnervt auf. Außerdem ahne ich schon, dass ich wieder wie bei der letzten WM meistens vergessen werde zu tippen. Deswegen schreibe ich in das oberste Tippfeld in Zeile 4 “=D4”. In der Spalte D tippt der Kollege, der beim letzten Mal gewonnen hat. Dann ziehe ich mit der Maus das markierte Feld nach unten, so dass sich die Berechnung fortsetzt.

Der “Schwindel” fliegt auf, weil der Kollege vergisst, bei einem Spiel was einzutragen. Bei mir bleibt auffälligerweise das gleiche Feld leer. Ich trete schon jetzt meinen eventuellen Gewinnanteil an den nächstbesten Kollegen ab. Ein paar Tage drauf wird ein Zwischenstand herumgeschickt. Ich ändere meine Tabelleneinträge der noch ausstehenden Spiele auf den Kollegen, der mit seinem Tipp bislang am besten dasteht. Man belobigt mich, dass ich nunmehr nicht mehr das Gleiche tippe wie Kollege ”D”. Ich sage: “Schau mal genau hin …” Und trete erneut alle möglichen Gewinne ab.

Molinarius:

Für die Kolleginnen und Kollegen in der Kleinstadt hat jemand uns bei einem Online-Dienst angemeldet, ähnlich wie Mia es beschreibt. Es sind so viele Tipps abzugeben, oh weh! Mit meiner Fußball-Kompetenz verhält es sich folgendermaßen: Bei “Lewandowski” denke ich an den deutsch-jüdischen Komponisten und seine Psalmvertonungen, mittlerweile habe ich aber verstanden, dass es einen gleichnamigen Fußballer gibt, der wohl recht bekannt ist.

Ich tippe alle Spiele in einem Rutsch durch und orientiere mich dafür recht eng an den ebenfalls auf der Plattform angegebenen Wettquoten, dennoch liege ich nach den ersten Spielen auf Platz 23 von 25. Einsatz waren fünf Euro, drei davon sind vorgesehen für Getränke bei einem gemeinsamen Fußballgucken.

Mit den Kollegen aus UK tippe ich ganz anders, total untechnisch: 10 Pfund Einsatz, alle Länder werden auf Zettel geschrieben, jeder zieht verdeckt einen Zettel, auf meinem steht “Senegal”.

Immerhin ist Senegal gerade auf dem Weg ins Achtelfinale, oder?

Virtualista:

Zu dieser Weltmeisterschaft bin ich leider nur zu einer einzigen Tipprunde eingeladen. Vor vier Jahren waren es noch derer drei. Die Tipprunde läuft über eine Webseite unter fifa.com, es scheint sich also um das hochoffizielle Tippspiel der FIFA zu handeln. Eingeladen wurde ich von einem aus den USA stammenden Bekannten mit italienischem Nachnamen, der an einer polnischen Uni lehrt. Man darf also einiges an internationalem Flair erwarten.

Umso enttäuschter bin ich, als ich mich am Tag des Turnierbeginns bei der Webseite registriere, um erste Ergebnisse einzutragen: Die Tippabgabe ist bereits geschlossen! Von anderen Online-Tippspielen bin ich es gewohnt, dass man zumindest bis zum Beginn des jeweiligen Spiels tippen kann und bei den kommerziellen Wettanbietern gegebenenfalls sogar, solange das Spiel noch läuft.

Um mich ein wenig über diesen Fehlschlag hinwegzutrösten, logge ich mich in mein Hörerkonto beim RBB-Radiosender Radio 1 ein. Dort nehme ich seit Jahren am Bundesligatippspiel teil und natürlich gibt es dort auch eines für die WM.

Der Vorteil ist, dass ich mit den Modalitäten dieser Webseite bestens vertraut bin und Tipps problemlos auch auf dem Smartphone abgeben kann. Der Nachteil ist, dass unter den rund 9000 Teilnehmern dieser Tipprunde sicher auch einige Freunde und Bekannte sind, ich aber in dieser Horde quasi für mich allein tippe.

5%

An der Technischen Hochschule, an der ich unterrichte, werden die Zeitpläne für die öffentlichen Projektkritiken am Ende des Semesters seit jeher – also zumindest, solange ich dort unterrichte – folgendermassen erstellt: Die mit der Organisation betraute Person verschickt eine Excel-Vorlage mit 12 Reitern – für jede Klasse einen – an alle Dozentinnen und Dozenten. In der Excelvorlage sind die Uhrzeiten und Pausen bereits eingetragen. In ihrem jeweiligen Reiter schreiben nun die Dozentinnen und Dozenten die Namen der Studierenden in jener Reihenfolge ein, in denen sie die Projekte präsentiert haben wollen. Die ausgefüllten Excel-Dateien werden sodann an die Organisationsperson zurückgeschickt. Diese erstellt daraus ein neues Excel-File, das nun alle Daten enthält. Dieses File wird wiederum an alle Dozentinnen und Dozenten zur Kontrolle gemailt. Die nun nochmals korrigierten Daten werden daraufhin händisch in die endgültige Tabelle übertragen, die daraufhin an alle Studierenden verschickt wird. 

Kürzlich meinte die Organisationsperson zu mir: Schau mal, was ich entdeckt habe, es heisst Google Tabellen und ist total super, kennst du das? Ich muss jetzt gar keine Excel-Files mehr rummailen und zusammenfügen, nur noch den Link an alle schicken. Das geht sehr viel schneller! 

Dass sie damit einen Teil ihrer Arbeitsstelle überflüssig gemacht hat, war ihr nicht aufgefallen. Immerhin ein 5%-Pensum ihrer Anstellung bezog sich ausdrücklich auf die Organisation der Zeitabläufe bei den öffentlichen Projektpräsentationen.

App-Konfusion in der Bürokommunikation

Das Kommunizieren im Büroalltag wird zunehmend vielfältiger. Das hat nicht nur mit dem Aufkommen immer neuer Kollaborationstools zu tun, sondern vor allem damit, dass sich keines dieser Tools wirklich als Standard durchsetzt. So einen Standard wie die E-Mail war, die wir alle 20 Jahre lang (ca. 1995 bis 2015) genutzt haben. Und immer noch nutzen. Aber eben nicht mehr ausschließlich.

Meine Abteilung auf der Arbeit nutzt „Basecamp“ für die Teamkommunikation und das Projektmanagement. Das Tool bietet viele Möglichkeiten, die gemeinsamen Aufgaben nach Inhalten zu strukturieren und das Wichtige vom weniger Wichtigen zu separieren. Es ist browser- bzw. app-basiert und man kann von überall her, wo es Internet gibt, darauf zugreifen.

Als Kommunikationsabteilung haben wir intensiven Austausch mit externen Agenturen, mit Autoren, Gestaltern, Freelancern etc. Das gibt aufs Ganze gesehen einen ganz schönen Mix aus Apps, Plattformen, Diensten, die Informationen transportieren bzw. beherbergen. Während wir also intern mit E-Mail und Basecamp hantieren, schwören einige Externe eher auf Slack. Ich vermag kaum zu sagen, ob mir eines dieser beiden Tools besser gefällt. Fest steht nur: Ich arbeite mit beiden, um externen Bedürfnissen oder Gewohnheiten gerecht zu werden. Wer ohnehin schon auf Slack unterwegs ist, will nicht nur wegen uns auch noch mit Basecamp arbeiten.

Übersichtlicher wird das tägliche Arbeiten dadurch allerdings nicht. Es scheint fast so, als herrsche zuweilen Unsicherheit darüber, auf welchem der Kanäle wichtige Informationen ausgetauscht werden sollen. So erreichen mich E-Mails mit dem Hinweis: „Gerade was bei Slack eingestellt. Gesehen?“. Oder ich erfahre via Slack: „Das Angebot schicke ich dir per E-Mail.“

Interessanterweise gesellt sich seit neuestem die gute alte SMS zu den diversen Austauschmöglichkeiten. Eine eher Apple-affine Agentur schickt Previews zu Videos oder andere Dateien fast ausschließlich über die Nachrichten-App auf dem iPhone. Ich stelle fest, dass ich diese Art von Nachrichten unmittelbar wahrnehme: Vielleicht liegt das am Charakter der SMS – schnell aufgerufen, schnell konsumiert. Ein weiterer Vorteil der SMS-Kommunikation: Man darf die Höflichkeitsformeln des Grüßens oder Verabschiedens weitgehend außer Acht lassen. Eine schnell hingebellte Antwort, ein lakonisches „OK“ oder unvollständige Interpunktion irritieren kaum jemanden. Allerdings sind die SMS-Nachrichten auch schnell wieder vergessen: Wenn ich eine solche Nachricht nebenher in einem Meeting aufrufe, habe ich sie am Ende des Meetings womöglich schon wieder aus dem Kurzzeitgedächtnis gelöscht. Allerdings passiert das auch bei E-Mails, die buchstäblich nach unten wegrutschen.

Überhaupt ist es schwierig, den Überblick zu behalten, wer was wann wo eingestellt, hochgeladen, gefragt oder geantwortet hat. Freelancer schicken gerne Dropbox-Links, Planungslisten liegen als Google-Spreadsheets irgendwo herum, Rechnungen bei Slack oder in den Untiefen der Mail-Inbox, der interessante Link in einem Basecamp-Campfire, in der Nachrichten-App oder war es doch bei WhatsApp?

Gefahr droht bei wichtigen, aber nur nebenher wahrgenommenen Nachrichten, was im Multitasking-Büroalltag eher die Regel als die Ausnahme ist. Unsere Aufmerksamkeitsspanne liegt zudem laut einer Microsoft-Studie ja ohnehin unter der eines Goldfischs. So schwingt bei der täglichen Arbeit oft das ungute Gefühl mit, etwas Wichtiges vergessen zu haben.

Microsoft Excel und Google Sheets sind großartige Programme und der tägliche Begleiter für viele Menschen. Beide Tools haben im Laufe der Zeit voneinander kopiert, wobei Excel viele Funktionen von Google Sheets übernommen hat und umgekehrt. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf 8 Funktionen in Google Sheets, die Excel noch wertvoller für die User machen könnten. Hierzu wurde ein Video…

Kennen Sie das Problem, dass Sie eine Arbeitsmappe öffnen möchten, jedoch eine Fehlermeldung erhalten, die besagt, dass die Zelle oder das Diagramm, das Sie ändern möchten, sich auf einem geschützten Blatt befindet? Um Änderungen vorzunehmen, müssen Sie das Blatt entsperren. Aber oh nein, Sie können sich nicht an das Passwort erinnern! Wir zeigen Ihnen heute einen neuen Weg wie Sie dieses Problem…

Landkarten Haben Sie viele geografische Daten in Ihrer Tabelle? Warum nicht ein Kartendiagramm verwenden, um eine wunderbare visuelle Darstellung Ihrer Geodaten zu erstellen? In Google Sheets gibt es ein „Geo-Diagramm“, mit dem Sie ein Kartendiagramm einfügen, anpassen und bearbeiten können. 284 weitere Wörter Google Spreadsheets vs. Excel von Microsoft 365 Online: Integration von anderen Apps —…