#factureren

Binnen een bedrijf gaat de meeste aandacht naar de primaire processen. Logisch, deze processen zorgen dat het geld verdiend wordt.  Bij KS ben ik er achter gekomen dat binnen een bedrijf, naast de primaire processen, nog één proces veruit het belangrijkst is. Het factureren. Bij KS was dit proces uitermate fascinerend ingericht.

KS was een stichting die jongeren op basis van een Persoonsgebonden Budget (PGB) dagbesteding en ambulante begeleiding bood. Wanneer je op basis van PGB wilt factureren en hierbij wilt zorgen dat de cliënten op een nette wijze hun PGB-uitgave kunnen verantwoorden, dien je aan een aantal regels te voldoen.  Bepaalde vormen van begeleiding vallen wel onder de regeling van het PGB en andere weer niet. Hierdoor is het belangrijk dat de invulling van de begeleiding alsmede de tijd en de datum op de factuur worden vermeldt.

Tegelijkertijd zijn er vanuit de belastingdienst een aantal eisen opgesteld voor een factuur.  Iedere ondernemer moet aan deze eisen voldoen, zoals het vermelden van de volgende gegevens: Bedrijfsnaam; klantnaam; BTW nummer; geleverde goederen; datum; uniek volgnummer; etc. etc. Het punt is denk ik duidelijk.

Het laatste vereiste komt vanuit de onderneming zelf, maar is zeker niet minder belangrijk. De factuur moet foutloos zijn. Geloof het of niet, een lastige taak.

KS had veel kennis bij het opstarten van de onderneming niet in huis, dus had heel verstandig twee experts in de arm genomen. De eerste was K. K is een ondernemer die ook werkt op basis van PGB. K leverde cliënten aan voor de dagbesteding en wist, naar zeggen van M, alles over het PGB. Het KS had ontzettend veel vertrouwen in K en leunde dan ook stevig op deze expert.

K had in de beginperiode steeds waardevolle informatie gegeven, die niet gecheckt hoefde te worden in de ogen van het management. Hierdoor was KS blind gaan varen op de informatie van K. K bleek, toen ik aantrad als interim manager, echter gewoon een mens te zijn die informatie interpreteert en hier wel eens een fout in maakt. (Enkel het woordje begeleiding als omschrijving op de factuur schijnt toch niet genoeg te zijn) Echter de gehele werkwijze van KS was op de ongecontroleerde input van K gestoeld. Hierdoor had K binnen KS een zeer bijzondere status gekregen.

K was niet alleen hofleverancier, maar bepaalde de prijs, de manier van factureren; de contracten met cliënten en of cliënten op dagbesteding kwamen of niet. U begrijpt dat ik dit niet zo wenselijk vond. De gesprekken die we hier over hebben gehad waren soms even hilarisch als triest en zal ik in een volgend blog beschrijven.

De tweede expert was I. I was, zoals al eerder genoemd, de boekhoudster van de stichting en had uitgebreide ervaring als administratrice. Hierdoor was ze naast het op orde houden van de administratie ook verantwoordelijk voor het factureren.  Een taak die lastiger is dan je zou vermoeden, want  KS werkte met twee soorten facturen. De facturen voor dagbesteding( een vooraf ingekocht aantal dagdelen) en de facturen voor Individuele begeleiding; een uurtarief dat per kwartier werd afgerekend.

Toen ik net begonnen was, werden er ontzettend veel facturen niet betaald. Bij navraag bij onze afnemers (of liever hun begeleiders) bleek dat de facturen niet klopte. Er werden regelmatig verkeerde facturen gestuurd of facturen met een rekenfout. Een ramp voor je liquiditeit natuurlijk. Ik besloot goed te kijken naar het proces.

Het proces hield in dat I vroeg aan M wat er was gebeurd die maand, M (die geen administratie bij hield) mompelde vervolgens iets. Met deze informatie en op basis van de voorgaande factuur maakt I vervolgens een factuur. Over hoe de factuur er uit moest zien, of aan welke eisen een factuur moet voldoen, dacht niemand na.

Om dit proces beter te laten verlopen en daarmee de liquiditeit te verhogen heb ik voor het factureren twee nieuwe processen ingericht. Een proces voor het maken van een factuur voor de Dagbesteding en een proces voor de facturatie van de individuele begeleiding. De processen zagen er ongeveer zo uit:

Om een factuur te maken voor dagbesteding haal je eerst het aanwezigheidslogboek uit de kast en kruis je op de factuur (een template in Word) aan welke dagdelen iemand aanwezig was. Daarna pas je de datum aan en vervolgens draai je de factuur, met het vaste maandbedrag uit. So far, so good.

De facturen voor individuele begeleiding, maakte het geheel echter wat lastiger. Om de begeleidingsuren goed bij te houden, gebruikten de medewerkers een App. Deze App stuurde aan het einde van de maand automatisch een Excel overzicht van de declarabele uren, de categorie waarin de begeleiding valt, de cliënt waar het om gaat en de bijbehorende tarieven per e-mail. De schema’s werden vervolgens gekopieerd en in Word geplakt. Nu komt het lastige stuk. Handmatig pas je: de datum, het totaalbedrag en de uren aan. Daarna controleer je of dit gelukt is…. kind kan de was doen, toch? Niet echt.

Onderdeel van het proces was de controle van de facturen door mij.  In één woord een RAMP.

Het is de laatste dag voor het factuurcongres. En dus wederom een drukte op het kantoor. Dit congres is voor mij misschien wel de leukste van de afgelopen keren niet alleen omdat het congres plaats vindt in het mooiste stadion van Nederland maar vooral omdat ik dit evenement echt mee heb zien groeien, de andere 2 congressen stonden al helemaal toen ik hier stage kwam lopen maar dit congres heb ik…