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El Corazón del Registro Financiero

El Libro Diario es el registro contable principal donde se anotan, día a día y en orden cronológico, todas las operaciones económicas de una entidad. Es el primer paso formal del ciclo contable y la base sobre la cual se construye toda la información financiera de una organización.

¿Para qué sirve realmente?

Su función no es solo "anotar números". Su importancia radica en tres pilares:

Orden Cronológico: Permite saber exactamente qué pasó y cuándo pasó.

Garantía de Equilibrio: Gracias al principio de la Partida Doble, asegura que cada cargo tenga su abono correspondiente, manteniendo la ecuación patrimonial.

Respaldo Legal: Es un documento obligatorio según las normativas mercantiles (como el Código de Comercio), funcionando como prueba ante auditorías o procesos legales.

Cada registro en este libro se llama "asiento" y debe contener, como mínimo, estos elementos:

Fecha: El momento exacto de la transacción.

Cuentas: Los nombres de las cuentas que se afectan (Debe y Haber).

Importes: Los montos debidamente clasificados.

Glosa o Leyenda: Una descripción breve y clara que explique de qué trató la operación.

Referencia al Mayor: El folio o código que conecta ese asiento con el Libro Mayor.

Tipos de Asientos Contables

No todos los registros son iguales. Se clasifican según su función en el ciclo:

Asiento de Apertura: El primero del ejercicio. Registra con qué activos y deudas inicia la empresa el año.

Asientos Operativos: Los del día a día (ventas, compras, pagos).

Asientos de Ajuste: Se hacen al final del mes para registrar cosas que no tienen factura directa, como la depreciación de una computadora o el gasto de papelería usado.

Asientos de Cierre: Los que "dejan en cero" las cuentas de ingresos y gastos para ver si hubo utilidad o pérdida. -Carlen Flores.

Diferencia entre Asientos Simples y Compuestos

Es vital distinguirlos para no marearse al cuadrar:

Simples: Solo una cuenta deudora (Debe) y una acreedora (Haber). Ejemplo: Pagaste una deuda en efectivo

Compuestos: Intervienen más de dos cuentas. Ejemplo: Una venta donde te pagan una parte en efectivo, otra por transferencia y además calculas el IVA (Impuesto al Valor Agregado).

CONTEXTO LEGAL.

En el contexto legal, el Libro Diario debe cumplir con formalidades que no se pueden ignorar. Según el Código de Comercio (específicamente en los artículos 32 al 38), este libro:

Debe estar en castellano: Todas las partidas deben registrarse en el idioma oficial.

Sellado y Foliado: Antes de empezar a usarlo, debe ser presentado ante el Registro Mercantil para ser habilitado (sellado y foliado).

Sin tachaduras: Está prohibido alterar el orden de los asientos, dejar blancos, hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas.

Dato: Si un libro contable no cumple con estas formalidades, pierde su valor como prueba ante una inspección del SENIAT o en un tribunal mercantil.

🛠️ ¿Cómo se corrige un error?

Como no puedes usar borrador ni corrector (Liquid Paper), ¿qué haces si te equivocas en un monto o en una cuenta? Usas la técnica del Reverso o Contra-asiento.

Si el error es de monto: Haces un nuevo asiento restando la diferencia o sumándola.

Si el error es de cuenta: Se hace un asiento que "anule" el anterior (poniendo en el Haber lo que estaba en el Debe y viceversa) y luego se registra el asiento correcto. -Samuel Pinto.

Al final de cada mes, el Libro Diario recibe los famosos Asientos de Ajuste. Son fundamentales porque registran cosas que "no tienen una factura" que te llegue a la oficina, por ejemplo:

Depreciaciones: El desgaste de las computadoras o vehículos.

Gastos Pagados por Anticipado: Como los seguros que pagas por un año pero vas consumiendo mes a mes.

Acumulación de Pasivos: Intereses que debes pero aún no has pagado.

Sin estos asientos, el Libro Diario mentiría sobre la situación real de la empresa.

PECADOS CAPITALES.

De lo Manual a lo Digital

Hoy en día, el Libro Diario manual (el de hojas empastadas y selladas) está siendo reemplazado por sistemas contables computarizados.

La ventaja: El sistema genera el "asiento" automáticamente cuando haces una factura.

El reto: El contador ya no "escribe", ahora analiza. Debes configurar bien el software para que el IVA se registre en la cuenta correcta y el libro diario cumpla con las normativas fiscales vigentes.

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Según detalla Acturia (2017), el punto de equilibrio es cuando los ingresos cubren los gastos fijos y variables, esto da como resultado una utilidad cero, es decir las ventas mínimas necesarias para evitar pérdidas. por esta razón es importante que las empresas evalúen la rentabilidad y que mejor hacerlo por medio del cálculo del punto de equilibrio, logrando conocer con exactitud cuánto se necesita vender para empezar a obtener ingresos.

Facultad de Contaduría y Ciencias Administrativas (2011), detalla que para llevar a cabo el punto de equilibrio se debe tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Definir los costos.

2. Clasifica o dividir los costos variables y costos fijos.

Los costos variables varían en relación a los cambios que se realizan debido a los niveles de actividad como el número de unidades vendidas, volumen de producción o número de servicios realizado y como ejemplo se puede mencionar a la materia prima y otros más.

Los costos fijos son los costos que no se ven afectados para nada ante las variaciones en los niveles de actividad como ejemplo el alquiler de un local, entre otros.

3. Determinar el costo variable unitario, el mismo que se obtienen al dividir los costos variables totales entre el número de unidades a producir.

4. Aplicar la formular para hallar el punto de equilibrio como:

(P x U) – (Cvu x U) – CF = 0

Donde:

P: precio de venta unitario.

U: unidades del punto de equilibrio, es decir, unidades a vender de modo que

los ingresos sean iguales a los costos.

Cvu: costo variable unitario.

CF: costos fijos.

El resultado de la fórmula será en unidades físicas, si queremos hallar el punto de equilibrio en unidades monetarias, simplemente multiplicamos el resultado por el precio de venta.

5. Comprobar el resultado por medio del uso del Estado de Resultados.

6. Como último punto, analizar cuanto se necesitaría vender para alcanzar el punto de equilibrio cuánto se tendría que vender para lograr una utilidad determinada, cuál sería la utilidad si se vendería cierta cantidad de productos, entre otros análisis.

Una vez estudiado los pasos para hallar el punto de equilibrio se lo aplicará a través del siguiente ejemplo:

Fruta Rica exporta 30.000 unidades de manzanas ecuatorianas a Estados Unidos a un precio de 0,60 ctvos. con un costo fijo de $10.000

Fruta Rica tiene el 0.29% de margen de contribución y cuando esta alcanza su punto de equilibrio tiene ingresos por $ 30.333,03.

Recomendaciones para la empresa Fruta Rica:

Se recomienda que Fruta Rica ingrese al mercado externo porque tiene grandes oportunidades de crecer en el futuro, siempre y cuando esta empresa realice un estudio de mercado para conocer la aceptación que tendrán las manzanas en Estados Unidos, así mismo implementar las estrategias adecuadas y ser la diferencia de la competencia.

La mejor opción de exportación es a Estados Unidos ya que el precio de venta en ese país de $ 0.60 ctvs. lo cual permite obtener un mayor margen de contribución que sería de $0.20 ctvs. por cada unidad que se exporte. La cantidad óptima que se debería exportar para cubrir los costos totales y para obtener una mayor utilidad es de 105.000 unidades.

Gráfico del Punto de equilibrio para la empresa Fruta Rica

(Marketing Centro de Diseño Industrial , 2009)

Análisis:

Se necesitan vender 50000 unidades para lograr el punto de equilibrio. Al vender esa cantidad la empresa obtendría 30000 en ingresos y utilizaría la misma cantidad en sus costos (No gana ni pierde).

En conclusión, el punto de equilibrio sirve para analizar el comportamiento de la empresa, es decir determinar el nivel de operaciones necesario para cubrir todos los costos relativos a estas, evaluar la rentabilidad de los diversos niveles de producción y ventas, planear la producción y las ventas, planear resultados antes y después de ISR y PTU, controlar costos con la finalidad tomar decisiones en beneficio de la empresa.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Acturia. (24 de agosto de 2017). Punto de equilibrio . Obtenido de https://actuaria.com.ec/punto-de-equilibrio-finanzas/

Facultad de Contaduría y Ciencias Administrativas . (2011). Análisis de equilibrio. Obtenido de https://www.fcca.umich.mx/descargas/apuntes/Academia%20de%20Finanzas/Finanzas%20I%20Mauricio%20A.%20Chagolla%20Farias/9%20analisis%20de%20equilibrio.pdf

Seis habilidades blandas en Contabilidad y Finanzas para la era digital

Debido a la incertidumbre, las Gerencias han permanecidos enfocados en cuidar la salud de sus negocios y de sus familias, en ese sentido, ha resultado indispensable tener al lado a profesionales de negocios resilientes y con actitud para colaborar de manera efectiva en un entorno virtual.  Para brillar en la era digital y tener mayores probabilidades de éxito profesional, los profesionales de Contabilidad y Finanzas necesitarán desarrollar sus habilidades blandas (también llamadas humanas o interpersonales) en un ambiente totalmente digital. En este artículo, exploraremos lo siguiente:

La relevancia de las habilidades blandas o humanas para la nueva normalidad.

Recomendaciones para desarrollar seis habilidades claves en la era digital.

Preparación para la etapa post-coronavirus

A continuación, presentaré mis argumentos que sustentan la relevancia de las habilidades blandas en el contexto actual:

1) Las habilidades blandas son la base de nuestra práctica profesional.

Si tenemos fortaleza mental y las habilidades blandas apropiadas, no importa la crisis que se presente, siempre nos mantendremos sólidos para hacerle frente. Actualmente afrontamos cada día con doble preocupación. Por una parte, el miedo al contagio. Por el otro, trabajando bajo una particular presión en el trabajo dada la crisis. Entonces: ¿Qué hace que respondamos mejor a situaciones de alto stress frente a otros profesionales? La falta de habilidades blandas es más evidente cuando el reto es más difícil.

2) Permite humanizar el trabajo virtual.

Todos necesitamos un punto de conexión con nuestros compañeros, y ese es el deseo de bienestar para nuestras familias. Si ofrecemos ese enlace de empatía y simpatía en nuestras interacciones virtuales, estaremos mejor informados y con más oportunidades para brillar en el trabajo.

Entonces, ¿qué habilidades blandas claves se requieren para la era digital?

Utilice el correcto estilo de liderazgo según el nivel de incertidumbre

Fomente la colaboración remota con empatía

Mejore las habilidades de su equipo con challenges que inspiren a la acción

Haga comunicación efectiva en ambientes virtuales

Mantenga el control de su mente 

Concéntrese en lo urgente

¿Por qué menciono que son claves y cómo podemos hacer para desarrollarlas?

Analicemos cada una de estas recomendaciones con más detalle.

1. Utilice el correcto estilo de liderazgo según el nivel de incertidumbre

Ejercer liderazgo en este contexto no está relacionado necesariamente con los cargos o títulos. El liderazgo que genera impacto es el que se ejerce con el carácter y la adaptabilidad del colaborador para usar el estilo de liderazgo (democrático, autoritario, etc.) en base a la empatía e influencia para modificar o crear nuevos ambientes en las empresas.

Son tiempos para confiar en el equipo y dejar que ellos decidan los temas de mediano y menor grado; solo así aliviaremos nuestra carga para afrontar problemas de manera diferente y podremos resolver problemas de mayor complejidad. No debemos olvidar que hay 3 frases muy importantes para todo líder: por favor, muchas gracias y ¡BUEN TRABAJO!

2. Fomente la colaboración remota con gafas de empatía

Colaborar es comprarnos el problema y trabajar por él como si fuera nuestro a través de una sociedad con nuestros clientes (”business partners”). Recomendaciones para no fallar en el intento:

• En tiempos de crisis se valora más la estabilidad laboral. Por eso, si tenemos la oportunidad de colaborar con otras áreas, debemos tener cuidado de no transmitir la sensación de que estamos invadiendo las funciones de otros compañeros. 

• Debido a la crisis, algunas personas suelen mostrar actitudes agresivas, por lo que debemos procurar entender el contexto que estamos viviendo.

3. Mejore las habilidades de su equipo con challenges que inspiren a la acción

¿En qué puedo invertir mi tiempo ahora para tener más oportunidades mañana? Necesitamos reducir las brechas en habilidades blandas con miras a la transformación digital, una manera de hacer es planteando un reto concreto a los equipos.

Tener en cuenta que generar reinvención de contadores y financieros será retador, ya que hemos sido formados en pensamiento analítico, en otras palabras, estamos acostumbrados a analizar el pasado para producir confiabilidad. No obstante, los trabajos claves del futuro se orientarán a la búsqueda de resultados que combine lógica y creatividad con la ayuda de la tecnología (por ejemplo: reportes financieros con Power BI).

4. Haga comunicación efectiva en ambientes virtuales 

Es momento de emplear el ecualizador de la voz en los canales virtuales, a veces, no es el razonamiento lo que convence a las personas, sino la energía que empleamos para decir dicho razonamiento. Recomendaciones:

• Empiece su reunión con una cálida bienvenida: ¡buenos días!, esto genera un efecto positivo en el salón virtual y que incita a la colaboración.

• Si se trata de temas complejos, incluya analogías o referencias apropiadas para entendimientos rápidos.

• Evidenciemos los acuerdos en la comunicación a través de la escritura, nadie está libre de contraer el virus y contar con planes de sucesión (backup) son elementos críticos para reducir futuros costos de rotación.

5. Mantenga el control de su mente 

Es vital que reservemos espacios de tiempo para respirar, aceptar nuestras aflicciones con autocompasión y recordar nuestro norte para redirigir la mente. Esta práctica le dará:

• una estructura mental que ayuda en el análisis o síntesis de un trabajo.

• una sensación de fuerza interior que incrementa la productividad y la buena toma de decisiones.

• un plus de creatividad. Una recomendación: usen Post-its o el smartphone para capturar ideas y evaluarlas en el momento oportuno.

6. Concéntrese en lo urgente

¿Cuál es lo mínimo que debo abordar hoy? Sin embargo, en ocasiones no actuamos con sentido de urgencia, debido al secuestro mental que ejerce el subconsciente en ocasiones. Por ejemplo, si estamos en la sala haciendo algún trabajo, sin que nos demos cuenta, nuestra mente pensará en el futuro o en el pasado más de lo que nos imaginamos. Recomendaciones:

• Si intentas realizar tareas múltiples al mismo tiempo, se arriesga a hacer todo a medias. Focalice.

• Realice esa tarea compleja durante el inicio de la jornada laboral. 

Recomendaciones finales para la etapa post-coronavirus

Hoy en día, nadie puede predecir en cuánto tiempo veremos la nueva normalidad en todo su esplendor. No obstante, tengamos en cuenta que el trabajo que estamos haciendo, en muchas ocasiones, se pudo haber hecho desde cualquier lugar del mundo. ¿Competiremos con profesionales de otros países para los mejores puestos de trabajo remoto? Por supuesto. 

Nuevas oportunidades de trabajo surgirán si logramos hacer una intersección entre nuestra carrera actual y nuevas disciplinas. Entonces ¿Cómo podemos capacitar a los contadores y financieros para que desarrollen sus habilidades blandas de una manera más rápida? Van 4 recomendaciones para desarrollar habilidades (las 4Ps):

i. Plantear un propósito: ¿qué rol vas a asumir en la nueva normalidad? ¿Por qué? ¿para qué?

ii. Personalizar el aprendizaje:¿qué despierta más sus sentidos cuando aprende? youtube, podcasts, twitter, webinars? explore y compruébelo.

iii. Planificar el microaprendizaje: fragmente su interés en capsulas de conocimiento, esto le ayudará a no procastinar y comer el efefante del conocimiento en pequeñas galletas.

iv. Pedir mentoría: desviarse del camino es normal, un mentor ayudará a centrarte en aquello que te hace falta para lograr tu propósito. 

Un cambio real inicia de dentro hacia fuera; por ello, es momento de resetear esas creencias y prejuicios que nos limitan. Recordemos que, para nuevas realidades, se necesitan nuevos seres HUMANOS.

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Nota: Si este es un tema que le interesa, considere unirse a los cursos/workshops en donde compartiremos experiencias y materiales de entrenamiento! va link de inscripción para nuestro primer encuentro virtual a realizar el 29/10:

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfRXKA_SdLwTWUEo49KbCEIFg5-gEcvSODHA6E-bsZyF2k4Qg/viewform